¿Qué hace un secretario del departamento?
Un secretario del departamento es típicamente responsable de una amplia gama de trabajos administrativos y de facilitar la comunicación entre diferentes miembros de un departamento. Gran parte de este trabajo implica la creación y el uso de documentos tipados, a menudo utilizando varios programas de computadora, que se proporcionan a otras personas dentro del departamento. La presentación y la organización del papeleo también pueden ser un aspecto importante del trabajo realizado por un secretario del departamento, aunque gran parte de esto se ha vuelto informatizado. La comunicación entre diferentes personas dentro de un negocio también puede llevarse a cabo a través de un secretario, que puede ser responsable de supervisar los mensajes dentro de la oficina y transmitir información a varios empleados.
Las tareas realizadas por un secretario del departamento pueden variar bastante, dependiendo de la naturaleza del negocio para el que trabaja. En general, sin embargo, gran parte del trabajo realizado en este puesto implica la creación y organización de varios documentos que necesitan la empresa. Un gerente MIGHT escribe un horario para un departamento a mano y luego lo proporciona al Secretario del Departamento para escribirlo. Estos tipos de interacciones son bastante comunes, por lo que se puede confiar en el Secretario para ayudar a otros con la finalización de los objetivos y las tareas según sea necesario.
La presentación y la organización de documentos físicos también pueden ser una parte vital del trabajo realizado por un secretario del departamento. Si bien este tipo de deberes pueden parecer triviales a veces, es extremadamente importante que el papeleo y los registros se puedan encontrar y usar cuando sea necesario. Si un empleado necesita poder encontrar documentos financieros para un cliente, por ejemplo, entonces la presentación y organización adecuadas pueden significar una diferencia en las horas de trabajo para encontrarlo.
La información digital ha reemplazado la documentación física de muchas maneras, sin embargo, gran parte de este tipo de presentación ha disminuido. Se puede esperar que un secretario del departamento cree una copia de seguridad física de Darchivos igitales y organizarlos de manera confiable. El etiquetado y la presentación adecuados de estos tipos de registros de respaldo pueden requerir coordinación entre un secretario y empleados de tecnología de la información (TI) en una empresa.
También se puede esperar que un secretario del departamento ayude con la comunicación dentro de una oficina u otro lugar de negocios. El correo electrónico y la tecnología telefónica mejorada han hecho que las interacciones entre los empleados sean más fáciles que nunca, pero una secretaria aún puede ser importante para transmitir información. El cronograma que se le pidió a un Secretario del departamento que escribiera, por ejemplo, podría necesitar ser enviado por correo electrónico a cada empleado después. Las llamadas telefónicas entrantes también pueden ser recibidas por un secretario y luego reenviarse según corresponda en todo un negocio.