Wat doet een afdelingssecretaris?
Een afdelingssecretaris is doorgaans verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve werkzaamheden en voor het faciliteren van communicatie tussen verschillende leden van een afdeling. Veel van dit werk omvat het maken en gebruiken van getypte documenten, vaak met behulp van verschillende computerprogramma's, die aan andere personen binnen de afdeling worden verstrekt. Het indienen en organiseren van papierwerk kan ook een belangrijk aspect zijn van het werk van een afdelingssecretaris, hoewel veel hiervan geautomatiseerd is geworden. Communicatie tussen verschillende mensen binnen een bedrijf kan ook plaatsvinden via een secretaresse, die mogelijk verantwoordelijk is voor het toezicht op berichten binnen het kantoor en het doorgeven van informatie aan verschillende werknemers.
De taken van een afdelingssecretaris kunnen nogal variëren, afhankelijk van de aard van het bedrijf waarvoor hij of zij werkt. Over het algemeen omvat een groot deel van het werk dat in deze functie wordt verricht, de creatie en organisatie van verschillende documenten die het bedrijf nodig heeft. Een manager kan een planning voor een afdeling met de hand opstellen en deze vervolgens aan de afdelingssecretaris verstrekken om het in te typen. Dit soort interacties komt vrij vaak voor en daarom kan de secretaris worden ingeroepen om anderen te helpen bij het voltooien van doelen en taken indien nodig.
Het indienen en organiseren van fysieke documenten kan ook een essentieel onderdeel zijn van het werk dat wordt uitgevoerd door een afdelingssecretaris. Hoewel dit soort taken soms triviaal lijken, is het uiterst belangrijk dat papierwerk en archieven kunnen worden gevonden en gebruikt wanneer dat nodig is. Als een medewerker bijvoorbeeld financieel papierwerk voor een klant moet kunnen vinden, kan een goede archivering en organisatie een verschil in uren werk betekenen om het te vinden.
Digitale informatie heeft fysiek papierwerk op veel manieren vervangen, maar zoveel van dit soort archieven is afgenomen. Van een afdelingssecretaresse mag worden verwacht dat deze een fysieke back-up van digitale bestanden maakt en deze op een betrouwbare manier organiseert. Voor een juiste etikettering en archivering van dit soort back-uprecords is mogelijk coördinatie tussen een secretaresse en IT-medewerkers van een bedrijf vereist.
Van een afdelingssecretaris kan ook worden verwacht dat hij helpt bij communicatie binnen een kantoor of een andere bedrijfslocatie. E-mail en verbeterde telefoontechnologie hebben interacties tussen werknemers eenvoudiger dan ooit tevoren gemaakt, maar een secretaresse kan nog steeds belangrijk zijn voor het doorgeven van informatie. Het schema dat bijvoorbeeld aan een afdelingssecretaresse werd gevraagd, moet wellicht per e-mail aan elke medewerker worden gemaild. Inkomende telefoontjes kunnen ook worden ontvangen door een secretaresse en vervolgens worden doorgestuurd indien nodig in een bedrijf.