Wat doet een afdelingssecretaris?
Een afdelingssecretaris is meestal verantwoordelijk voor een breed scala aan administratief werk en voor het faciliteren van communicatie tussen verschillende leden van een afdeling. Veel van dit werk omvat het maken en gebruiken van getypte documenten, vaak met behulp van verschillende computerprogramma's, die worden verstrekt aan andere personen binnen de afdeling. Het indienen en de organisatie van papierwerk kan ook een belangrijk aspect zijn van het werk van een afdelingssecretaris, hoewel veel hiervan is geautomatiseerd. Communicatie tussen verschillende mensen binnen een bedrijf kan ook plaatsvinden via een secretaresse, die mogelijk verantwoordelijk is voor het toezicht op intra-office-berichten en het doorgeven van informatie aan verschillende werknemers.
De taken die worden uitgevoerd door een afdelingssecretaris kunnen nogal variëren, afhankelijk van de aard van het bedrijf waarvoor hij of zij werkt. Over het algemeen omvat een groot deel van het werk dat in deze functie wordt uitgevoerd echter het maken en organiseren van verschillende documenten die het bedrijf nodig hebben. Een manager MIGHT schrijft een schema voor een afdeling met de hand en geef deze vervolgens aan de afdelingssecretaris om het op te typen. Dit soort interacties komen vrij vaak voor en daarom kan de secretaris worden vertrouwd om anderen te helpen bij het voltooien van doelen en taken indien nodig.
Dossiping en organisatie van fysieke documenten kunnen ook een essentieel onderdeel zijn van het werk dat wordt uitgevoerd door een afdelingssecretaris. Hoewel dit soort taken soms triviaal lijken, is het uiterst belangrijk dat papierwerk en records kunnen worden gevonden en gebruikt wanneer dat nodig is. Als een werknemer bijvoorbeeld financieel papierwerk voor een klant moet kunnen vinden, kan een goede archivering en organisatie een verschil in werkuren betekenen om het te vinden.
Digitale informatie heeft fysiek papierwerk op veel manieren vervangen, maar zoveel van dit type archivering is afgenomen. Van een afdelingssecretaris wordt verwacht dat deze een fysieke back -up van D zal creërenIgitale bestanden en organiseer ze op een betrouwbare manier. Een goede etikettering en het indienen van dit soort back -uprecords kan een coördinatie vereisen tussen een medewerkers van de secretaris en informatietechnologie (IT) bij een bedrijf.
Van een afdelingssecretaris wordt ook verwacht dat deze helpt bij de communicatie binnen een kantoor of een andere plaats van het bedrijfsleven. E -mail en verbeterde telefoontechnologie hebben interacties tussen werknemers gemakkelijker dan ooit tevoren gemaakt, maar een secretaresse kan nog steeds belangrijk zijn voor het doorgeven van informatie. Het schema dat een afdelingssecretaris werd gevraagd om bijvoorbeeld te typen, moet mogelijk naar elke werknemer worden gemaild. Inkomende telefoontjes kunnen ook worden ontvangen door een secretaresse en vervolgens doorgestuurd in een bedrijf.