局長は何をしますか？

通常、部門の秘書は、広範囲の事務作業と部門の異なるメンバー間のコミュニケーションを促進する責任があります。 この作業の大部分は、部門内の他の個人に提供されるさまざまなコンピュータープログラムを使用することが多い、型付きドキュメントの作成と使用を伴います。 書類の提出と整理も部門の秘書が行う作業の主要な側面になりますが、この多くはコンピューター化されています。 ビジネス内のさまざまな人々の間のコミュニケーションは、秘書を通じて行うこともできます。秘書は、オフィス内のメッセージを監督し、さまざまな従業員に情報を中継する責任があります。

部署の秘書が行う職務は、彼または彼女が働いているビジネスの性質によってかなり異なります。 ただし、一般に、この役職で行われる作業の多くは、会社が必要とするさまざまなドキュメントの作成と編成に関係しています。 マネージャは、部門のスケジュールを手書きで書き、部門の秘書に提供して入力する場合があります。 これらのタイプのやり取りはかなり一般的であるため、秘書は必要に応じて他の人が目標とタスクを完了するのを支援することに頼ることができます。

物理的な文書のファイリングと編成も、部門の秘書が行う作業の重要な部分になる可能性があります。 この種の職務は些細なことのように思えるかもしれませんが、必要なときに書類や記録を見つけて使用できることが非常に重要です。 たとえば、従業員がクライアントの財務書類を見つけられるようにする必要がある場合、適切な申請と組織化は、それを見つけるための作業時間の違いを意味します。

デジタル情報は多くの点で物理的な事務処理に取って代わりましたが、このタイプのファイリングの多くは減少しました。 部門の秘書は、デジタルファイルの物理的なバックアップを作成し、信頼性の高い方法でそれらを整理することが期待される場合があります。 これらの種類のバックアップレコードの適切なラベル付けとファイリングには、会社の秘書と情報技術（IT）の従業員間の調整が必要になる場合があります。

部署の秘書は、オフィスやその他の事業所内でのコミュニケーションを支援することも期待されます。 電子メールと改良された電話技術により、従業員間のやり取りはかつてないほど容易になりましたが、情報の中継には秘書が依然として重要です。 たとえば、部門の秘書に入力するように依頼されたスケジュールは、後で各従業員に電子メールで送信する必要があります。 着信した電話は秘書が受信し、ビジネス全体に適切に転送することもできます。