Hva gjør en avdelingssekretær?
En avdelingssekretær er vanligvis ansvarlig for et bredt spekter av geistlig arbeid og for å lette kommunikasjonen mellom forskjellige medlemmer av en avdeling. Mye av dette arbeidet innebærer opprettelse og bruk av typede dokumenter, ofte ved bruk av forskjellige dataprogrammer, som blir gitt til andre personer innen avdelingen. Innlevering og organisering av papirer kan også være et viktig aspekt av arbeidet som er utført av en avdelingssekretær, selv om mye av dette har blitt datastyrt. Kommunikasjon mellom forskjellige personer i en virksomhet kan også finne sted gjennom en sekretær, som kan være ansvarlig for å føre tilsyn med meldinger på kontoret og videresende informasjon til forskjellige ansatte.
Pliktene som utføres av en avdelingssekretær kan variere ganske mye, avhengig av arten av virksomheten han eller hun jobber for. Generelt sett innebærer imidlertid en god del av arbeidet som utføres i denne stillingen å opprette og organisere forskjellige dokumenter som er nødvendig av selskapet. En leder MiGHT skriver opp en plan for en avdeling for hånd og gir den deretter til avdelingssekretæren å skrive den opp. Disse typer interaksjoner er ganske vanlige, og derfor kan sekretæren være avhengig av for å hjelpe andre med fullføring av mål og oppgaver etter behov.
Innlevering og organisering av fysiske dokumenter kan også være en viktig del av arbeidet utført av en avdelingssekretær. Selv om denne typen plikter kan virke trivielle til tider, er det ekstremt viktig at papirer og poster kan bli funnet og brukt når det er nødvendig. Hvis en ansatt må kunne finne økonomiske papirer for en klient, for eksempel, kan riktig arkivering og organisering bety en forskjell i arbeidstimer for å finne det.
Digital informasjon har erstattet fysisk papirarbeid på mange måter, men så mye av denne typen arkivering har blitt mindre. En avdelingssekretær kan forventes å skape fysisk sikkerhetskopi av DIGITAL -filer og organiser dem på en pålitelig måte. Riktig merking og arkivering av denne typen sikkerhetskopieringsposter kan kreve koordinering mellom en sekretær og informasjonsteknologi (IT) ansatte i et selskap.
En avdelingssekretær kan også forventes å hjelpe til med kommunikasjon på et kontor eller et annet forretningssted. E -post og forbedret telefonteknologi har gjort interaksjoner mellom ansatte enklere enn noen gang før, men en sekretær kan fortsatt være viktig for å videresende informasjon. Tidsplanen som en avdelingssekretær ble bedt om å skrive, for eksempel, må kanskje sendes til hver ansatt etterpå. Innkommende telefonsamtaler kan også mottas av en sekretær og deretter videresendes som passende gjennom en virksomhet.