Hva gjør en avdelingssekretær?
En avdelingssekretær er typisk ansvarlig for et bredt spekter av geistlig arbeid og for å legge til rette for kommunikasjon mellom forskjellige medlemmer av en avdeling. Mye av dette arbeidet innebærer opprettelse og bruk av maskinskrevne dokumenter, ofte ved bruk av forskjellige dataprogrammer, som blir gitt til andre personer på avdelingen. Arkivering og organisering av papirer kan også være et viktig aspekt av arbeidet som er utført av en avdelingssekretær, selv om mye av dette har blitt datastyrt. Kommunikasjon mellom forskjellige mennesker i en virksomhet kan også skje gjennom en sekretær, som kan være ansvarlig for å føre tilsyn med meldinger på kontoret og videresende informasjon til forskjellige ansatte.
Oppgavene som utføres av en avdelingssekretær kan variere ganske mye, avhengig av arten av virksomheten han eller hun jobber for. Generelt innebærer imidlertid mye av arbeidet som utføres i denne stillingen opprettelse og organisering av forskjellige dokumenter som er nødvendig av selskapet. En leder kan skrive opp en timeplan for en avdeling for hånd og deretter gi den til avdelingssekretæren for å skrive den opp. Denne typen interaksjoner er ganske vanlige, og derfor kan sekretæren være pålitelig for å hjelpe andre med å fullføre mål og oppgaver etter behov.
Arkivering og organisering av fysiske dokumenter kan også være en viktig del av arbeidet som utføres av en avdelingssekretær. Selv om denne typen oppgaver til tider kan virke trivielle, er det ekstremt viktig at papirer og poster kan bli funnet og brukes når det er nødvendig. Hvis en ansatt trenger å være i stand til å finne økonomiske papirer for en klient, for eksempel, kan riktig arkivering og organisering bety en forskjell i arbeidstimer for å finne det.
Digital informasjon har erstattet fysisk papirarbeid på mange måter. Imidlertid har mye av denne typen innlevering blitt mindre. Det kan forventes at en avdelingssekretær oppretter fysisk sikkerhetskopi av digitale filer og organiserer dem på en pålitelig måte. Riktig merking og arkivering av disse typer sikkerhetskopieringer kan kreve koordinering mellom en sekretær og IT-ansatte i et selskap.
En avdelingssekretær kan også forventes å hjelpe til med kommunikasjon på et kontor eller et annet forretningssted. E-post og forbedret telefonteknologi har gjort samhandlinger mellom ansatte enklere enn noen gang før, men en sekretær kan fortsatt være viktig for å videresende informasjon. Tidsplanen som en avdelingssekretær ble bedt om å skrive, for eksempel, kan trenge å bli sendt til hver ansatt etterpå. Innkommende telefonsamtaler kan også mottas av en sekretær og deretter videresendes etter behov i en virksomhet.