Que fait un secrétaire de département?
Un secrétaire de département est généralement responsable d'un large éventail de travaux de bureau et facilite la communication entre les différents membres d'un département. Une grande partie de ce travail implique la création et l'utilisation de documents dactylographiés, souvent à l'aide de divers programmes informatiques, qui sont fournis à d'autres personnes du ministère. Le classement et l’organisation de la paperasserie peuvent également constituer un aspect majeur du travail effectué par un secrétaire de département, bien qu’une grande partie soit désormais informatisée. La communication entre différentes personnes au sein d'une entreprise peut également s'effectuer par l'intermédiaire d'une secrétaire, qui peut être chargée de superviser les messages internes au bureau et de transmettre des informations à divers employés.
Les fonctions exercées par un secrétaire de département peuvent varier considérablement, en fonction de la nature des activités pour lesquelles il / elle travaille. En règle générale, toutefois, une grande partie du travail effectué dans ce poste implique la création et l’organisation de divers documents nécessaires à la société. Un responsable peut créer manuellement un programme pour un département, puis le fournir au secrétaire du département pour qu'il le dactylographie. Ces types d'interactions sont assez courants et on peut donc compter sur le secrétaire pour aider les autres à atteindre leurs objectifs et à accomplir leurs tâches, si nécessaire.
Le classement et l'organisation de documents matériels peuvent également constituer une partie essentielle du travail effectué par un secrétaire de département. Bien que ces types de tâches puissent sembler parfois dérisoires, il est extrêmement important de pouvoir retrouver et utiliser les documents et les registres en cas de besoin. Par exemple, si un employé a besoin de pouvoir trouver des documents financiers pour un client, un classement et une organisation adéquats peuvent signifier une différence dans les heures de travail pour le trouver.
L'information numérique a remplacé la paperasserie physique à bien des égards, cependant, une grande partie de ce type de classement a diminué. Un secrétaire de département peut être appelé à créer une sauvegarde physique des fichiers numériques et à les organiser de manière fiable. L'étiquetage et l'archivage corrects de ces types de sauvegarde peuvent nécessiter une coordination entre une secrétaire et les employés des technologies de l'information (TI) d'une entreprise.
Un secrétaire de département peut également être appelé à aider à la communication dans un bureau ou un autre lieu d’affaires. Le courrier électronique et l'amélioration de la technologie téléphonique ont rendu les interactions entre employés plus faciles que jamais auparavant, mais une secrétaire peut toujours être importante pour relayer les informations. L'horaire qu'un secrétaire de département a été invité à taper, par exemple, devra peut-être être envoyé par la suite à chaque employé. Les appels téléphoniques entrants peuvent également être reçus par une secrétaire, puis transférés selon les besoins dans l’ensemble de l’entreprise.