Co dělá tajemník ministerstva?

Tajemník oddělení je obvykle zodpovědný za širokou škálu administrativní práce a za usnadnění komunikace mezi různými členy oddělení. Hodně z této práce zahrnuje vytváření a používání typizovaných dokumentů, často s využitím různých počítačových programů, které jsou poskytovány jiným jednotlivcům v rámci oddělení. Podání a organizace papírování může být také hlavním aspektem práce, kterou vykonal tajemník oddělení, ačkoli většina z toho se stala automatizovanou. Komunikace mezi různými lidmi v rámci podniku může probíhat také prostřednictvím tajemníka, který může být odpovědný za dohled nad vnitropodnikovými zprávami a předávání informací různým zaměstnancům.

Povinnosti tajemníka oddělení se mohou docela lišit v závislosti na povaze podniku, pro který pracuje. Obecně však velká část práce vykonávané v této pozici zahrnuje vytvoření a organizaci různých dokumentů, které společnost potřebuje. Manažer může ručně napsat plán pro oddělení a poté jej poskytnout tajemníkovi oddělení, aby jej zadal. Tyto interakce jsou celkem běžné, a tak se na sekretářku lze spolehnout, že bude podle potřeby pomáhat ostatním při plnění cílů a úkolů.

Podání a organizace fyzických dokumentů může být také nezbytnou součástí práce tajemníka oddělení. I když se tyto typy povinností mohou občas zdát triviální, je nesmírně důležité, aby v případě potřeby bylo možné najít a použít papírování a záznamy. Pokud například zaměstnanec potřebuje, aby mohl pro klienta najít finanční doklady, může jeho správné umístění a organizace znamenat rozdíl v počtu hodin práce.

Digitální informace nahradily fyzickou papírování mnoha způsoby, ale tolik z tohoto typu podání se snížilo. Lze očekávat, že tajemník oddělení vytvoří fyzickou zálohu digitálních souborů a spolehlivě je uspořádá. Řádné označování a archivace těchto typů záložních záznamů může vyžadovat koordinaci mezi sekretářkou a zaměstnanci informačních technologií (IT) ve společnosti.

Lze také očekávat, že sekretář oddělení bude pomáhat při komunikaci v kanceláři nebo jiném místě podnikání. E-mail a vylepšená technologie telefonů usnadňují interakce mezi zaměstnanci než kdykoli předtím, ale tajemník může být pro předávání informací stále důležitý. Časový rozvrh, který měl sekretář oddělení požádat, aby například napsal, bude možná muset být zaslán e-mailem každému zaměstnanci poté. Příchozí telefonní hovory může také přijímat tajemník a poté je podle potřeby přesměrovat v rámci firmy.