Vad gör en avdelningssekreterare?
En avdelningssekreterare är vanligtvis ansvarig för ett brett spektrum av kontorsarbete och för att underlätta kommunikation mellan olika medlemmar på en avdelning. Mycket av detta arbete involverar skapandet och användningen av skrivna dokument, ofta med olika datorprogram, som tillhandahålls till andra personer inom avdelningen. Arkivering och organisering av pappersarbete kan också vara en viktig del av arbetet som utförs av en avdelningssekreterare, även om mycket av detta har blivit datoriserat. Kommunikation mellan olika personer inom ett företag kan också ske genom en sekreterare, som kan vara ansvarig för att övervaka meddelanden inom kontoret och vidarebefordra information till olika anställda.
De uppgifter som utförs av en avdelningssekreterare kan variera ganska mycket beroende på vilken typ av verksamhet han eller hon arbetar för. I allmänhet innebär emellertid en hel del av det arbete som utförs i denna position skapande och organisering av olika dokument som företaget behöver. En chef kan skriva upp ett schema för en avdelning för hand och sedan ge det till avdelningssekreteraren för att skriva in det. Dessa typer av interaktioner är ganska vanliga, så sekreteraren kan förlita sig på att hjälpa andra med att slutföra mål och uppgifter vid behov.
Arkivering och organisering av fysiska dokument kan också vara en viktig del av det arbete som utförs av en avdelningssekreterare. Även om dessa typer av uppgifter kan tyckas triviala ibland, är det oerhört viktigt att pappersarbete och register kan hittas och användas vid behov. Om en anställd behöver till exempel kunna hitta ekonomiskt pappersarbete för en klient, kan korrekt arkivering och organisation innebära en skillnad i arbetstimmar för att hitta det.
Digital information har ersatt fysiskt papper på många sätt, men så mycket av denna typ av arkivering har minskat. En avdelningssekreterare kan förväntas skapa fysisk säkerhetskopiering av digitala filer och organisera dem på ett tillförlitligt sätt. Korrekt märkning och arkivering av dessa typer av säkerhetskopior kan kräva samordning mellan en sekreterare och IT-anställda i ett företag.
En avdelningssekreterare kan också förväntas hjälpa till med kommunikation på ett kontor eller annan verksamhetsplats. E-post och förbättrad telefonteknik har gjort interaktioner mellan anställda enklare än någonsin tidigare, men en sekreterare kan fortfarande vara viktig för att vidarebefordra information. Schemat som en avdelningssekreterare ombads att skriva till exempel kan behöva e-postas till varje anställd efteråt. Inkommande telefonsamtal kan också tas emot av en sekreterare och vidarebefordras vid behov i ett företag.