O que faz um secretário de departamento?
Uma secretária de departamento normalmente é responsável por uma ampla gama de trabalhos de escritório e por facilitar a comunicação entre diferentes membros de um departamento. Grande parte desse trabalho envolve a criação e o uso de documentos digitados, geralmente usando vários programas de computador, fornecidos a outras pessoas dentro do departamento. O preenchimento e a organização da papelada também podem ser um aspecto importante do trabalho realizado por uma secretária de departamento, embora muito disso tenha sido informatizado. A comunicação entre diferentes pessoas dentro de uma empresa também pode ser realizada por meio de uma secretária, que pode ser responsável por supervisionar as mensagens dentro do escritório e retransmitir informações para vários funcionários.
As funções desempenhadas por uma secretária de departamento podem variar bastante, dependendo da natureza da empresa em que ele trabalha. Em geral, no entanto, grande parte do trabalho realizado nessa posição envolve a criação e organização de vários documentos necessários à empresa. Um gerente pode escrever um cronograma para um departamento manualmente e depois fornecê-lo à secretária do departamento para digitá-lo. Esses tipos de interações são bastante comuns e, portanto, pode-se contar com a secretária para ajudar outras pessoas na conclusão de metas e tarefas, conforme necessário.
O arquivamento e a organização de documentos físicos também podem ser uma parte vital do trabalho realizado por uma secretária de departamento. Embora esses tipos de tarefas possam parecer triviais às vezes, é extremamente importante que a documentação e os registros possam ser encontrados e usados quando necessário. Se um funcionário precisar encontrar documentos financeiros para um cliente, por exemplo, o arquivamento e a organização adequados podem significar uma diferença nas horas de trabalho para encontrá-los.
As informações digitais substituíram a papelada física de várias maneiras, no entanto, grande parte desse tipo de arquivo diminuiu. Pode-se esperar que uma secretária de departamento crie backup físico de arquivos digitais e organize-os de maneira confiável. A etiquetagem e o arquivamento adequados desses tipos de registros de backup podem exigir coordenação entre uma secretária e os funcionários de Tecnologia da Informação (TI) de uma empresa.
Também pode-se esperar que uma secretária do departamento ajude a comunicação dentro de um escritório ou outro local de negócios. O email e a tecnologia aprimorada do telefone tornaram as interações entre os funcionários mais fáceis do que nunca, mas uma secretária ainda pode ser importante para a transmissão de informações. A programação que uma secretária de departamento foi solicitada a digitar, por exemplo, pode precisar ser enviada por e-mail a cada funcionário posteriormente. As chamadas telefônicas recebidas também podem ser recebidas por uma secretária e, em seguida, encaminhadas conforme apropriado em toda a empresa.