O que um secretário de departamento faz?
Um secretário do departamento é tipicamente responsável por uma ampla gama de trabalhos administrativos e por facilitar a comunicação entre diferentes membros de um departamento. Grande parte deste trabalho envolve a criação e o uso de documentos digitados, geralmente usando vários programas de computador, fornecidos a outros indivíduos do departamento. O arquivamento e a organização da papelada também podem ser um aspecto importante do trabalho realizado por um secretário do departamento, embora grande parte disso tenha se tornado informatizado. A comunicação entre pessoas diferentes de uma empresa também pode ocorrer através de uma secretária, que pode ser responsável por supervisionar mensagens intra-escritórios e transmitir informações a vários funcionários. Em geral, no entanto, uma grande parte do trabalho realizada nesta posição envolve a criação e a organização de vários documentos necessários para a empresa. Um gerente MIA GHT escreva um cronograma para um departamento manualmente e, em seguida, forneça ao secretário do departamento para digitá -lo. Esses tipos de interações são bastante comuns e, portanto, o Secretário pode ser confiado para ajudar outras pessoas na conclusão de objetivos e tarefas, conforme necessário.
arquivamento e organização de documentos físicos também podem ser uma parte vital do trabalho realizado por um secretário do departamento. Embora esses tipos de tarefas possam parecer triviais às vezes, é extremamente importante que a papelada e os registros possam ser encontrados e usados quando necessário. Se um funcionário precisar encontrar documentação financeira para um cliente, por exemplo, arquivamento e organização adequados podem significar uma diferença de horas de trabalho para encontrá -la.
As informações digitais substituíram a papelada física de várias maneiras, no entanto, grande parte desse tipo de arquivamento diminuiu. Pode -se esperar que um secretário de departamento crie backup físico de DArquivos igitais e organizá -los de maneira confiável. A rotulagem e o arquivamento adequados desses tipos de registros de backup podem exigir coordenação entre um secretário e os funcionários de tecnologia da informação em uma empresa.
Um secretário de departamento também pode ser esperado para ajudar na comunicação em um escritório ou em outro local de negócios. O email e a tecnologia telefônica aprimorada tornaram as interações entre os funcionários mais fáceis do que nunca, mas uma secretária ainda pode ser importante para transmitir informações. O cronograma que um secretário do departamento foi solicitado a digitar, por exemplo, pode precisar ser enviado por e -mail a cada funcionário posteriormente. Os telefonemas que recebem também podem ser recebidos por um secretário e depois encaminhados conforme apropriado ao longo de um negócio.