Cosa fa un segretario di dipartimento?
Un segretario del dipartimento è in genere responsabile di una vasta gamma di lavori clericali e di facilitare la comunicazione tra i diversi membri di un dipartimento. Gran parte di questo lavoro prevede la creazione e l'uso di documenti digitati, spesso utilizzando vari programmi per computer, che sono forniti ad altre persone all'interno del dipartimento. L'archiviazione e l'organizzazione delle scartoffie possono anche essere un aspetto importante del lavoro svolto da un segretario di dipartimento, sebbene gran parte di questo sia diventato computerizzato. La comunicazione tra persone diverse all'interno di un'azienda può anche aver luogo attraverso un segretario, che può essere responsabile della supervisione dei messaggi intra-office e della trasmissione di informazioni a vari dipendenti.
I doveri svolti da un segretario del dipartimento possono variare un po ', a seconda della natura per cui lavora. In generale, tuttavia, gran parte del lavoro svolto in questa posizione coinvolge la creazione e l'organizzazione di vari documenti necessari dalla società. Un manager MiGHT Scrivi a mano un programma per un dipartimento e poi lo fornisce al segretario del dipartimento per digitarlo. Questi tipi di interazioni sono abbastanza comuni e quindi il segretario può essere affidato per aiutare gli altri con il completamento di obiettivi e compiti se necessario.
Il deposito e l'organizzazione dei documenti fisici possono anche essere una parte vitale del lavoro svolto da un segretario del dipartimento. Sebbene a volte questi tipi di compiti possano sembrare banali, è estremamente importante che i documenti e i record possano essere trovati e utilizzati quando necessario. Se un dipendente deve essere in grado di trovare scartoffie finanziarie per un cliente, ad esempio, quindi l'archiviazione e l'organizzazione adeguate possono significare una differenza in ore di lavoro per trovarlo.
Le informazioni digitali hanno sostituito le scartoffie fisiche in molti modi, tuttavia, gran parte di questo tipo di archiviazione è diminuito. Ci si può aspettare che un segretario del dipartimento crei il backup fisico di Dfile igitali e organizzarli in modo affidabile. L'etichettatura e il deposito corretti di questi tipi di record di backup possono richiedere un coordinamento tra un segretario e i dipendenti della tecnologia dell'informazione (IT) di un'azienda.
Un segretario di dipartimento può anche assistere nella comunicazione all'interno di un ufficio o in un altro luogo di attività. L'e -mail e la migliore tecnologia telefonica hanno reso le interazioni tra i dipendenti più facili che mai, ma un segretario può ancora essere importante per trasmettere informazioni. Il programma che un segretario di dipartimento è stato chiesto di digitare, ad esempio, potrebbe essere necessario e -mail a ciascun dipendente in seguito. Le telefonate in arrivo possono anche essere ricevute da un segretario e quindi inoltrate come appropriato in un'azienda.