Hvad gør en afdelingssekretær?
En afdelingssekretær er typisk ansvarlig for en bred vifte af gejstligt arbejde og for at lette kommunikationen mellem forskellige medlemmer af en afdeling. Meget af dette arbejde involverer oprettelse og brug af indtastede dokumenter, ofte ved hjælp af forskellige computerprogrammer, der leveres til andre personer på afdelingen. Arkivering og organisering af papirarbejde kan også være et vigtigt aspekt af det arbejde, der udføres af en afdelingssekretær, selvom meget af dette er blevet edb. Kommunikation mellem forskellige mennesker inden for en virksomhed kan også finde sted gennem en sekretær, der kan være ansvarlig for at føre tilsyn med meddelelser på kontoret og videresende information til forskellige medarbejdere.
De opgaver, der udføres af en afdelingssekretær, kan variere ganske meget, afhængigt af arten af den forretning, som han eller hun arbejder for. Generelt involverer imidlertid en hel del af det arbejde, der udføres i denne stilling, oprettelse og organisering af forskellige dokumenter, som virksomheden har brug for. En manager kan muligvis skrive en tidsplan for en afdeling for hånd og derefter give den til afdelingssekretæren for at indtaste den. Disse typer interaktioner er temmelig almindelige, og derfor kan man være afhængig af sekretæren for at hjælpe andre med gennemførelsen af mål og opgaver efter behov.
Arkivering og organisering af fysiske dokumenter kan også være en vigtig del af det arbejde, der udføres af en afdelingssekretær. Selv om disse typer opgaver til tider kan virke trivielle, er det ekstremt vigtigt, at papirarbejde og poster kan findes og bruges, når det er nødvendigt. Hvis en medarbejder f.eks. Har brug for at være i stand til at finde økonomiske papirer til en klient, kan korrekt arkivering og organisering betyde en forskel i arbejdstimer for at finde det.
Digital information har erstattet fysisk papirarbejde på mange måder, men så meget af denne type arkivering er formindsket. En afdelingssekretær kan forventes at oprette fysisk sikkerhedskopi af digitale filer og organisere dem på en pålidelig måde. Korrekt mærkning og arkivering af disse typer backup-poster kan kræve koordinering mellem en sekretær og IT-medarbejdere i en virksomhed.
En afdelingssekretær kan også forventes at hjælpe med kommunikation på et kontor eller et andet forretningssted. E-mail og forbedret telefonteknologi har gjort interaktioner mellem medarbejdere lettere end nogensinde før, men en sekretær kan stadig være vigtig for videresendelse af information. Den tidsplan, som en afdelingssekretær blev bedt om at skrive, for eksempel, kan muligvis blive sendt til hver medarbejder bagefter. Indgående telefonopkald kan også modtages af en sekretær og derefter videresendes efter behov i hele en virksomhed.