Co robi sekretarz departamentu?
Sekretarz departamentu zazwyczaj odpowiada za szeroki zakres pracy biurowej i ułatwia komunikację między różnymi członkami departamentu. Wiele z tych prac obejmuje tworzenie i używanie dokumentów pisanych na maszynie, często przy użyciu różnych programów komputerowych, które są udostępniane innym osobom w dziale. Archiwizowanie i organizacja dokumentacji może być również ważnym aspektem pracy wykonanej przez sekretarza departamentu, choć znaczna część z nich została skomputeryzowana. Komunikacja między różnymi osobami w firmie może odbywać się również za pośrednictwem sekretarki, która może być odpowiedzialna za nadzorowanie wiadomości wewnątrz biura i przekazywanie informacji różnym pracownikom.
Obowiązki wykonywane przez sekretarza działu mogą się znacznie różnić, w zależności od charakteru firmy, dla której on lub ona pracuje. Ogólnie jednak duża część pracy wykonywanej na tym stanowisku obejmuje tworzenie i organizację różnych dokumentów potrzebnych firmie. Kierownik może ręcznie napisać harmonogram dla działu, a następnie przekazać go sekretarzowi działu, aby go napisał. Tego rodzaju interakcje są dość powszechne, więc na sekretarce można polegać, aby pomagać innym w realizacji celów i zadań w razie potrzeby.
Składanie i organizacja fizycznych dokumentów może być również istotną częścią pracy wykonywanej przez sekretarza departamentu. Chociaż tego rodzaju obowiązki mogą czasem wydawać się trywialne, niezwykle ważne jest, aby dokumenty i zapisy można było znaleźć i wykorzystać w razie potrzeby. Jeśli pracownik musi na przykład znaleźć dokumentację finansową dla klienta, odpowiednie archiwizowanie i organizacja mogą oznaczać różnicę w godzinach pracy, aby ją znaleźć.
Informacje cyfrowe zastąpiły papierkową dokumentację na wiele sposobów, jednak znaczna część tego rodzaju archiwizacji uległa zmniejszeniu. Można oczekiwać, że sekretarz departamentu utworzy fizyczną kopię zapasową plików cyfrowych i zorganizuje je w niezawodny sposób. Prawidłowe etykietowanie i archiwizacja tego rodzaju zapisów kopii zapasowych może wymagać koordynacji między sekretarką a pracownikami IT w firmie.
Sekretarz departamentu może również oczekiwać pomocy w komunikacji w biurze lub innym miejscu prowadzenia działalności. Poczta elektroniczna i ulepszona technologia telefoniczna sprawiły, że interakcje między pracownikami są łatwiejsze niż kiedykolwiek wcześniej, ale sekretarka może nadal odgrywać ważną rolę w przekazywaniu informacji. Na przykład harmonogram, do którego poproszono sekretarza departamentu, może wymagać późniejszego wysłania pocztą elektroniczną do każdego pracownika. Połączenia przychodzące mogą być również odbierane przez sekretarkę, a następnie przekazywane odpowiednio w całym przedsiębiorstwie.