¿Qué hace un bibliotecario de documentos?
Un bibliotecario de documentos es un profesional responsable de una colección de documentos que a menudo se compone de una variedad de formatos físicos y en línea. Dichos bibliotecarios son responsables de mantener la colección y de ayudar a los usuarios con investigaciones y actividades similares. Pueden trabajar en una biblioteca tradicional o universitaria, en una instalación de archivos o museo, o en el departamento de documentos de una entidad gubernamental o corporativa.
Muchas bibliotecas contienen colecciones especiales de documentos, incluidos registros históricos, documentos gubernamentales e informes de investigación. Estos documentos pueden estar encuadernados o no, y pueden estar en papel o en formato electrónico. Raramente están en circulación, lo que significa que no se pueden retirar y deben usarse dentro de la biblioteca, y a veces solo en salas de lectura especiales. Si bien estos documentos pueden ser de gran interés y utilidad para los usuarios, su formato inusual puede dificultar su búsqueda. Un bibliotecario de documentos generalmente es responsable de ayudar a los usuarios a encontrar lo que necesitan y, en algunos casos, de traducir la información presentada.
En la mayoría de los casos, el bibliotecario de documentos también será responsable de garantizar que los usuarios no lleven materiales con ellos y que cumplan con todas las regulaciones sobre el uso. Esto podría incluir la prohibición de alimentos y bebidas en habitaciones aprobadas para su uso con materiales y garantizar que nadie doble, rasgue o marque los documentos. El bibliotecario de documentos también puede ser responsable de mantener la colección cuando no está en uso. Por ejemplo, los documentos viejos o dañados pueden requerir cuidados especiales, como el control de humedad y temperatura.
Deberes similares surgen cuando el bibliotecario de documentos trabaja para un museo o instalación de archivo. Dichas bibliotecas pueden o no estar abiertas al público en general, y pueden estar restringidas a investigadores o académicos. Algunos también prohíben el manejo de los documentos, en cuyo caso el bibliotecario tomará solicitudes de investigación, buscará la información y devolverá los datos al solicitante.
En un entorno gubernamental o corporativo, el acceso suele ser estrictamente limitado. Un bibliotecario de documentos solo puede atender solicitudes de principios o departamentos relacionados. En entornos gubernamentales, a estos bibliotecarios también se les puede exigir que obtengan varios niveles de autorización de seguridad.
Si bien el término se acuñó originalmente para referirse a un profesional humano y permanece en uso estándar como tal, un bibliotecario de documentos también puede ser un programa de computadora. Este tipo de programa generalmente se instala en una computadora o servidor para administrar los documentos almacenados. Dichos programas a menudo ofrecen funciones de búsqueda, compartir y archivar.