ドキュメントライブラリアンは何をしますか？

ドキュメントライブラリアンは、さまざまな物理形式およびオンライン形式で構成されることが多いドキュメントのコレクションを担当する専門家です。 このような図書館員は、コレクションを維持し、研究や同様の活動で利用者を支援する責任があります。 彼らは、伝統的または大学の図書館、アーカイブ施設または博物館、あるいは政府または企業の文書部門で働いています。

多くの図書館には、歴史的記録、政府の論文、研究報告などの特別な文書のコレクションが含まれています。 これらの文書は、バインドされている場合とバインドされていない場合があり、紙または電子形式の場合があります。 それらはめったに流通していません。つまり、チェックアウトできず、図書館内で使用する必要があり、時には特別な閲覧室でのみ使用する必要があります。 これらのドキュメントは非常に興味深いものであり、利用者に使用される可能性がありますが、通常とは異なる形式のため、検索が難しくなります。 通常、文書司書は、利用者が必要なものを見つけるのを支援し、場合によっては提示された情報を翻訳する責任があります。

ほとんどの場合、文書司書はまた、利用者が資料を持ち込まず、使用に関するすべての規制を遵守することを保証する責任があります。 これには、材料の使用が承認された部屋での飲食を禁止し、誰も文書を折りたたんだり、裂いたり、マークしたりしないようにすることが含まれます。 文書ライブラリアンは、使用されていないコレクションを維持する責任もあります。 たとえば、古い文書や破損した文書には、湿度や温度の制御などの特別な注意が必要な場合があります。

文書司書が博物館やアーカイブ施設で働く場合にも、同様の義務が生じます。 このようなライブラリは、一般に公開されている場合とされていない場合があり、研究者や学者に制限されている場合があります。 また、ドキュメントの取り扱いを禁止している場合もあります。その場合、司書は調査依頼を受け取り、自分で情報を見つけて依頼者にデータを返します。

政府または企業の設定では、アクセスは通常厳密に制限されています。 文書司書は、原則または関連部門からの要求のみを提出できます。 政府の設定では、このような図書館員は、さまざまなレベルのセキュリティクリアランスを取得する必要がある場合があります。

この用語は元々は人間の専門家を指すために作られたものであり、標準的な使用はそのままですが、ドキュメントライブラリアンはコンピュータープログラムでもあります。 このタイプのプログラムは通常、保存されたドキュメントを管理するためにコンピューターまたはサーバーにインストールされます。 そのようなプログラムは、多くの場合、検索、共有、およびアーカイブ機能を提供します。