Was macht ein Dokumentenbibliothekar?
Ein Dokumentbibliothekar ist ein Fachmann, der für eine Sammlung von Dokumenten verantwortlich ist, die häufig aus einer Vielzahl von physischen und Online-Formaten bestehen. Solche Bibliothekare sind dafür verantwortlich, die Sammlung zu pflegen und die Kunden bei Recherchen und ähnlichen Aktivitäten zu unterstützen. Sie können in einer traditionellen Bibliothek oder einer Universitätsbibliothek, in einem Archiv oder Museum oder in der Dokumentenabteilung einer Regierungs- oder Unternehmenseinheit arbeiten.
Viele Bibliotheken enthalten spezielle Dokumentensammlungen, darunter historische Aufzeichnungen, Regierungsdokumente und Forschungsberichte. Diese Dokumente können gebunden oder ungebunden sein und in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen. Sie sind selten im Umlauf, das heißt, sie können nicht ausgecheckt werden und müssen innerhalb der Bibliothek und manchmal nur in speziellen Lesesälen verwendet werden. Obwohl diese Dokumente für Benutzer von großem Interesse und nützlich sein können, können sie aufgrund ihres ungewöhnlichen Formats schwer zu durchsuchen sein. Ein Dokumentbibliothekar ist in der Regel dafür verantwortlich, den Kunden zu helfen, das zu finden, was sie benötigen, und in einigen Fällen die dargestellten Informationen zu übersetzen.
In den meisten Fällen ist der Dokumentenbibliothekar auch dafür verantwortlich, dass die Benutzer keine Materialien mitnehmen und alle Verwendungsbestimmungen einhalten. Dies kann das Verbot von Speisen und Getränken in Räumen einschließen, die für die Verwendung mit Materialien zugelassen sind, und sicherstellen, dass niemand die Dokumente faltet, zerreißt oder markiert. Der Dokumentenbibliothekar ist möglicherweise auch dafür verantwortlich, die Sammlung zu verwalten, wenn sie nicht verwendet wird. Beispielsweise erfordern alte oder beschädigte Dokumente möglicherweise besondere Sorgfalt, z. B. Feuchtigkeits- und Temperaturkontrolle.
Ähnliche Pflichten ergeben sich, wenn der Dokumentenbibliothekar für ein Museum oder eine Archiveinrichtung arbeitet. Solche Bibliotheken können für die breite Öffentlichkeit zugänglich sein oder nicht und können auf Forscher oder Wissenschaftler beschränkt sein. Einige verbieten auch den Umgang mit den Dokumenten. In diesem Fall nimmt die Bibliothekarin Nachforschungen an, findet die Informationen selbst und sendet die Daten an den Antragsteller zurück.
In einer Regierungs- oder Unternehmenssituation ist der Zugriff normalerweise streng begrenzt. Ein Dokumentenbibliothekar darf nur Anfragen von Prinzipien oder verwandten Abteilungen stellen. In Regierungsumgebungen müssen solche Bibliothekare möglicherweise auch verschiedene Sicherheitsstandards einhalten.
Während der Begriff ursprünglich für einen menschlichen Fachmann geprägt war und als solcher in der Standardbenutzung verbleibt, kann ein Dokumentenbibliothekar auch ein Computerprogramm sein. Diese Art von Programm wird normalerweise auf einem Computer oder Server installiert, um gespeicherte Dokumente zu verwalten. Solche Programme bieten häufig Such-, Freigabe- und Archivierungsfunktionen.