¿Qué hace un administrador general?
Un administrador general también es conocido como gerente de oficina o asistente administrativo. Si bien las descripciones de trabajo variarán un poco por parte de la compañía, el administrador general puede ser responsable de manejar toda la correspondencia, responder líneas telefónicas, tomar mensajes, preparar informes y otras tareas de la oficina general. En algunos casos, los administradores generales pueden necesitar capacitación especializada para completar algunas de estas tareas en entornos de oficina altamente técnicos. El término se usa más comúnmente para trabajos de oficina en países de habla inglesa fuera de América del Norte.
Una de las responsabilidades principales de un administrador general es manejar toda la correspondencia, no solo verificar el correo entrante y asegurarse de que llegue a la persona apropiada, sino también escribiendo correspondencia para el correo saliente. Algunos administradores generales pueden tener que ir a la oficina de correos para recoger el correo, pero a menudo el correo se entrega a una ubicación central en una oficina para una mayor distribución. Este deber es de vital importanciaPara muchas empresas, que podrían tener ofertas u otros documentos que necesiten ser examinados bajo plazos ajustados.
En algunos entornos de oficina, un administrador general es responsable de preparar informes en una variedad de plataformas de software. Por lo tanto, estas posiciones requieren una buena comprensión del software de oficina, incluidos los productos utilizados para el procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas. A menudo, el administrador general es responsable de tomar la información bruta y ponerla en un formato que sea atractivo y presentable. Un supervisor generalmente firmará el producto terminado antes de que se envíe.
Con el advenimiento de las extensiones directas y el correo de voz, el trabajo de un administrador general con respecto a responder y transferir llamadas telefónicas se reduce en la mayoría de las oficinas. Sin embargo, hay momentos en que se puede llamar al empleado para responder teléfonos para el jefe o otrosR ejecutivos. Es posible que algunos asuntos no puedan esperar y depende del administrador comprender la situación y encontrar una respuesta adecuada. Además, algunos ejecutivos prefieren que una persona de la oficina principal llame al teléfono antes de enviarlos.
Otra forma en que los administradores generales pueden ofrecer soporte administrativo es a través de la gestión de bases de datos. Por ejemplo, si la compañía tiene membresías o necesita mantener una lista de ventas, este es un deber que puede recaer en el administrador general. Depende de esta persona asegurarse de que la base de datos no tenga información desactualizada para mantener un contacto confiable con los clientes.
En algunas oficinas, el administrador general también es responsable de establecer y mantener el cronograma de uno o más ejecutivos. En esta situación, el administrador establecerá reuniones, confirmará las citas e intentará mantener el día a tiempo lo más programado posible. Esto también puede incluir la organización de planes de viaje.