Czym zajmuje się ogólny administrator?
Ogólny administrator jest również znany jako kierownik biura lub asystent administracyjny. Chociaż opisy stanowisk mogą się nieco różnić w zależności od firmy, ogólny administrator może być odpowiedzialny za obsługę całej korespondencji, odbieranie linii telefonicznych, odbieranie wiadomości, przygotowywanie raportów i inne ogólne obowiązki biurowe. W niektórych przypadkach administratorzy generalni mogą potrzebować specjalistycznego szkolenia w celu wykonania niektórych z tych zadań w wysoce technicznych środowiskach biurowych. Termin ten jest najczęściej używany do prac biurowych w krajach anglojęzycznych poza Ameryką Północną.
Jednym z głównych obowiązków ogólnego administratora jest obsługa całej korespondencji, nie tylko sprawdzanie poczty przychodzącej i upewnianie się, że dociera ona do odpowiedniej osoby, ale także pisanie korespondencji dla poczty wychodzącej. Niektórzy ogólni administratorzy mogą być zmuszeni udać się na pocztę, aby odebrać pocztę, ale często poczta jest dostarczana do centralnej lokalizacji w biurze w celu dalszej dystrybucji. Obowiązek ten jest niezwykle ważny dla wielu firm, które mogą mieć oferty lub inne dokumenty, które należy zbadać w krótkich terminach.
W niektórych środowiskach biurowych ogólny administrator jest odpowiedzialny za przygotowywanie raportów na różnych platformach oprogramowania. Dlatego te pozycje wymagają dobrego zrozumienia oprogramowania biurowego, w tym produktów używanych do edytowania tekstu, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji slajdów. Często główny administrator jest odpowiedzialny za pobieranie surowych informacji i nadawanie im formatu, który jest atrakcyjny i reprezentatywny. Przełożony zwykle wypisuje się na gotowym produkcie przed jego wysłaniem.
Wraz z nadejściem bezpośrednich numerów wewnętrznych i poczty głosowej w większości biur nieco zmniejszono pracę ogólnego administratora w zakresie odbierania i przekazywania połączeń telefonicznych. Są jednak chwile, kiedy pracownik może zostać wezwany do odebrania telefonu szefowi lub innym kierownictwu. Niektóre sprawy mogą nie być w stanie poczekać i administrator musi zrozumieć sytuację i odpowiednio zareagować. Co więcej, niektórzy menedżerowie wolą, aby telefon od osoby z biura obsługi dzwonił przed wysłaniem ich.
Innym sposobem oferowania wsparcia administracyjnego przez administratorów ogólnych jest zarządzanie bazą danych. Na przykład, jeśli firma ma członkostwo lub musi prowadzić listę sprzedaży, jest to obowiązek, który może spoczywać na ogólnym administratorze. Od tej osoby zależy, czy baza danych nie będzie zawierała nieaktualnych informacji w celu utrzymania niezawodnego kontaktu z klientami.
W niektórych biurach główny administrator jest również odpowiedzialny za ustalenie i utrzymanie harmonogramu jednego lub większej liczby kierowników. W tej sytuacji administrator skonfiguruje spotkania, potwierdzi terminy i postara się dotrzymać terminu w jak największym stopniu. Może to również obejmować planowanie planów podróży.