一般管理者は何をしますか？

一般管理者は、オフィスマネージャーまたは管理アシスタントとしても知られています。ジョブの説明は会社によって多少異なりますが、一般管理者はすべての通信、電話回線への回答、メッセージの取得、レポートの準備、その他の一般的な職務を処理する責任があります。場合によっては、一般管理者は、高度に技術的なオフィス環境でこれらのタスクのいくつかを完了するために専門的なトレーニングを必要とする場合があります。この用語は、北米以外の英語圏の国のオフィスの仕事に最も一般的に使用されています。

一般的な管理者の主な責任の1つは、すべての通信を処理することであり、受信メールをチェックして適切な人物に到達することを確認するだけでなく、送信メールの通信を入力することです。一部の一般的な管理者は、メールを受け取るために郵便局に行く必要があるかもしれませんが、多くの場合、郵便はさらなる配布のためにオフィスの中央の場所に配信されます。この義務は非常に重要です多くの企業には、締め切りの下で検討する必要がある入札やその他の文書がある可能性があります。

一部のオフィス環境では、一般管理者がさまざまなソフトウェアプラットフォームでレポートを作成する責任があります。したがって、これらのポジションには、ワードプロセッシング、スプレッドシート、スライドプレゼンテーションに使用される製品など、オフィスソフトウェアを十分に理解する必要があります。多くの場合、一般的な管理者は、生の情報を採用し、魅力的で提示可能なフォーマットに配置する責任があります。監督者は通常、最終製品が送信される前にサインオフします。

ダイレクトエクステンションとボイスメールの出現により、電話への回答と転送に関する一般管理者の仕事は、ほとんどのオフィスでやや減少します。ただし、従業員が上司またはotheのために電話に出るように呼ばれることがありますRエグゼクティブ。いくつかの問題は待つことができず、状況を理解し、適切な対応を考え出すのは管理者次第です。さらに、一部の幹部は、フロントオフィスの人が電話を送信する前に電話をかけることを好みます。

一般的な管理者が管理サポートを提供する別の方法は、データベース管理によるものです。たとえば、会社がメンバーシップを持っているか、販売リストを維持する必要がある場合、これは一般的な管理者に該当する可能性のある義務です。クライアントとの信頼できる連絡を維持するために、データベースに時代遅れの情報がないことを確認するのはこの人次第です。

一部のオフィスでは、一般管理者は、1人以上の幹部のスケジュールを設定および維持する責任もあります。この状況では、管理者は会議を設定し、予約を確認し、できるだけ予定通りにその日を維持しようとします。これには、旅行計画の手配も含まれます。