一般管理者は何をしますか？

一般管理者は、オフィスマネージャーまたは管理アシスタントとも呼ばれます。 職務内容は会社によって多少異なりますが、一般管理者は、すべての通信の処理、電話回線への応答、メッセージの受信、レポートの作成、その他の一般的なオフィス業務を担当する場合があります。 場合によっては、高度な技術的オフィス環境でこれらのタスクのいくつかを完了するために、一般管理者が専門的なトレーニングを必要とすることがあります。 この用語は、北米以外の英語圏の国でのオフィスの仕事で最も一般的に使用されています。

一般管理者の主な責任の1つは、すべての通信を処理することです。受信メールをチェックして適切な人に届くようにするだけでなく、送信メールの通信を入力します。 一部の一般管理者は郵便物を受け取るために郵便局に行く必要があるかもしれませんが、多くの場合、郵便物はさらなる配布のためにオフィスの中央の場所に配達されます。 この義務は多くの企業にとって非常に重要であり、入札やその他の書類は厳しい締め切りのもとで調査する必要があります。

一部のオフィス環境では、一般的な管理者がさまざまなソフトウェアプラットフォームでレポートを作成する責任があります。 したがって、これらの職種では、ワードプロセッサ、スプレッドシート、スライドプレゼンテーションに使用される製品など、オフィスソフトウェアを十分に理解する必要があります。 多くの場合、一般管理者は生の情報を取得し、それを魅力的で見栄えのよい形式にする責任があります。 通常、監督者は完成品を発送する前に承認します。

直接の内線番号とボイスメールの出現により、電話への応答と転送に関する一般的な管理者の仕事は、ほとんどのオフィスでいくらか減少しました。 ただし、従業員が上司やその他の幹部の電話に応答するように求められる場合があります。 一部の問題は待つことができない場合があり、状況を理解して適切な対応を考え出すのは管理者次第です。 さらに、一部の幹部は、フロントオフィスの人が電話をかける前に電話をかけることを好みます。

一般管理者が管理サポートを提供するもう1つの方法は、データベース管理です。 たとえば、会社にメンバーシップがある場合、または販売リストを維持する必要がある場合、これは一般管理者に課せられる義務です。 クライアントとの信頼できる連絡を維持するために、データベースに古い情報がないことを確認するのはこの人の責任です。

一部のオフィスでは、一般管理者が1人以上の役員のスケジュールを設定および維持する責任も負っています。 このような状況では、管理者は会議を設定し、予定を確認し、可能な限り予定どおりに一日を過ごすようにします。 これには、旅行計画の手配も含まれます。