Co dělá generální správce?

Obecný správce je také známý jako vedoucí kanceláře nebo administrativní asistent. Zatímco popisy pracovních míst se budou v jednotlivých společnostech mírně lišit, generální správce může být odpovědný za zpracování veškeré korespondence, zodpovídání telefonních linek, přijímání zpráv, přípravu zpráv a další obecné povinnosti. V některých případech mohou správci potřebovat specializované školení k dokončení některých z těchto úkolů ve vysoce technických kancelářských prostředích. Tento termín se nejčastěji používá pro kancelářské práce v anglicky mluvících zemích mimo Severní Ameriku.

Jednou z hlavních povinností generálního správce je zpracovat veškerou korespondenci, nejen zkontrolovat příchozí poštu a zajistit, aby se dostala k příslušné osobě, ale také napsat korespondenci pro odchozí poštu. Někteří obecní správci možná budou muset poštu vyzvednout, ale pošta je často doručována do centrálního umístění v kanceláři pro další distribuci. Tato povinnost je životně důležitá pro mnoho podniků, které by mohly mít nabídky nebo jiné dokumenty, které je třeba přezkoumat ve stanovených lhůtách.

V některých kancelářských prostředích je za přípravu sestav v různých softwarových platformách odpovědný obecný správce. Proto tyto pozice vyžadují dobré znalosti kancelářského softwaru, včetně produktů používaných pro zpracování textu, tabulek a prezentací diapozitivů. Obecný správce je často zodpovědný za převzetí nezpracovaných informací a jejich uvedení do formátu, který je přitažlivý a reprezentativní. Dozorce obvykle odhlásí hotový produkt před jeho odesláním.

S příchodem přímých rozšíření a hlasové pošty je ve většině kanceláří práce generálního administrátora, pokud jde o přijímání a předávání telefonních hovorů, poněkud snížena. Jsou však časy, kdy může být zaměstnanec vyzván k zodpovězení telefonů pro šéfa nebo jiné vedoucí pracovníky. Některé záležitosti nemusí být možné čekat a je na správci, aby situaci pochopil a přijal vhodnou odpověď. Dále někteří vedoucí pracovníci upřednostňují, aby osoba z front office telefonovala před jejich odesláním.

Dalším způsobem, jak mohou obecní správci nabízet administrativní podporu, je správa databází. Například, pokud má společnost členství nebo potřebuje-li udržovat prodejní seznam, je to povinnost, která může spadat na generálního správce. Je na této osobě, aby se ujistila, že databáze nemá zastaralé informace, aby udržovala spolehlivý kontakt s klienty.

V některých kancelářích je generální správce také zodpovědný za nastavení a udržování harmonogramu jednoho nebo více vedoucích pracovníků. V této situaci správce nastaví schůzky, potvrdí schůzky a bude se snažit udržet den v co nejkratší době. To může také zahrnovat zajištění cestovních plánů.