Co dělá obecný správce?
Obecný správce je také známý jako vedoucí kanceláře nebo administrativní asistent. Zatímco popisy pracovních míst se podle společnosti poněkud liší, generální správce může být odpovědný za zpracování veškeré korespondence, odpovídání na telefonní linky, pořizování zpráv, přípravu zpráv a dalších obecných kancelářských povinností. V některých případech mohou generální administrátoři potřebovat specializované školení k dokončení některých z těchto úkolů ve vysoce technické kancelářské prostředí. Tento termín se nejčastěji používá pro kancelářské pracovní místa v anglicky mluvících zemích mimo Severní Ameriku.
Jednou z primárních povinností obecného správce je zvládnout veškerou korespondenci, nejen kontrolovat příchozí poštu a zajistit, aby se dostala k příslušné osobě, ale také zadávání korespondence pro odchozí poštu. Někteří generální administrátoři možná budou muset jít na poštu, aby vyzvedli poštu, ale pošta je často doručena na centrální místo v kanceláři k další distribuci. Tato povinnost je životně důležitápro mnoho podniků, které by mohly mít nabídky nebo jiné dokumenty, které je třeba prozkoumat v těsných termínech.
V některých kancelářských prostředích odpovídá za přípravu zpráv v různých softwarových platformách obecný správce. Proto tyto pozice vyžadují dobré porozumění kancelářskému softwaru, včetně produktů používaných pro zpracování textu, tabulky a prezentací snímků. Obecný správce je často odpovědný za převzetí nezpracovaných informací a jejich uvedení do formátu, který je přitažlivý a reprezentativní. Dozorce se obvykle před odesláním odhlásí na hotový produkt.
S příchodem přímého rozšíření a hlasové schránky je práce obecného správce týkající se odpovědi a přenosu telefonních hovorů ve většině kanceláří poněkud snížena. Jsou však časy, kdy může být zaměstnanec vyzván, aby odpovídal na telefony pro šéfa nebo ostatníR vedení. Některé záležitosti nemusí být schopny čekat a je na správci, aby porozuměl situaci a přišel s vhodnou odpovědí. Někteří vedoucí pracovníci dále upřednostňují, aby si přední telefonní hovory před odesláním předali telefonní hovory.
Dalším způsobem, jak mohou obecní administrátoři nabídnout administrativní podporu, je správa databází. Pokud má například společnost členství nebo potřebuje udržovat seznam prodejů, jedná se o povinnost, která může klesnout na generálního správce. Je na této osobě, aby se ujistila, že databáze nemá zastaralé informace, aby se udržoval spolehlivý kontakt s klienty.
V některých kancelářích je generální správce také zodpovědný za stanovení a udržování harmonogramu jednoho nebo více vedoucích pracovníků. V této situaci správce zřídí schůzky, potvrdí schůzky a pokusí se udržet den podle plánu co nejvíce. To může také zahrnovat uspořádání cestovních plánů.