Was macht ein Generaladministrator?
Ein Generaladministrator wird auch als Bürovorsteher oder Verwaltungsassistent bezeichnet. Während die Stellenbeschreibungen von Unternehmen zu Unternehmen leicht variieren, kann der Generaladministrator für die Abwicklung aller Korrespondenz, den Anrufbeantworter, das Entgegennehmen von Nachrichten, das Erstellen von Berichten und andere allgemeine Büroaufgaben verantwortlich sein. In einigen Fällen benötigen allgemeine Administratoren möglicherweise spezielle Schulungen, um einige dieser Aufgaben in hochtechnischen Büroumgebungen auszuführen. Der Begriff wird am häufigsten für Büroarbeiten in englischsprachigen Ländern außerhalb Nordamerikas verwendet.
Eine der Hauptaufgaben eines allgemeinen Administrators besteht darin, die gesamte Korrespondenz zu bearbeiten, nicht nur eingehende Post zu prüfen und sicherzustellen, dass sie an die entsprechende Person gelangt, sondern auch Korrespondenz für ausgehende Post zu tippen. Einige allgemeine Administratoren müssen möglicherweise zur Post gehen, um die Post abzuholen, aber häufig wird die Post zur weiteren Verteilung an einen zentralen Ort in einem Büro zugestellt. Diese Pflicht ist für viele Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die Angebote oder andere Dokumente haben können, die innerhalb enger Fristen geprüft werden müssen.
In einigen Büroumgebungen ist ein Generaladministrator für die Erstellung von Berichten auf einer Vielzahl von Softwareplattformen verantwortlich. Daher erfordern diese Positionen ein gutes Verständnis der Office-Software, einschließlich der für die Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Folienpräsentationen verwendeten Produkte. Oft ist der Generaladministrator dafür verantwortlich, die Rohdaten in ein ansprechendes und präsentierbares Format zu bringen. Ein Vorgesetzter wird normalerweise das fertige Produkt abzeichnen, bevor es versendet wird.
Mit dem Aufkommen von direkten Nebenstellen und Voicemail wird die Aufgabe eines allgemeinen Administrators für das Beantworten und Weiterleiten von Anrufen in den meisten Büros etwas eingeschränkt. Es kann jedoch vorkommen, dass der Mitarbeiter aufgefordert wird, Telefone für den Chef oder andere Führungskräfte anzunehmen. Einige Angelegenheiten können möglicherweise nicht warten, und es liegt am Administrator, die Situation zu verstehen und eine angemessene Antwort zu finden. Darüber hinaus bevorzugen einige Führungskräfte, dass eine Front-Office-Person telefoniert, bevor sie sie durchschickt.
Eine andere Möglichkeit für allgemeine Administratoren, administrative Unterstützung anzubieten, ist die Datenbankverwaltung. Wenn das Unternehmen Mitgliedschaften hat oder eine Verkaufsliste führen muss, ist dies möglicherweise eine Pflicht des Generaladministrators. Es liegt an dieser Person, sicherzustellen, dass die Datenbank keine veralteten Informationen enthält, um einen zuverlässigen Kontakt mit den Kunden aufrechtzuerhalten.
In einigen Büros ist der Generaladministrator auch für die Festlegung und Pflege des Zeitplans eines oder mehrerer Führungskräfte verantwortlich. In diesem Fall richtet der Administrator Besprechungen ein, bestätigt Termine und versucht, den Tag so gut wie möglich im Zeitplan zu halten. Dies kann auch die Organisation von Reiseplänen einschließen.