Was macht ein allgemeiner Administrator?
Ein allgemeiner Administrator wird auch als Büroleiter oder Verwaltungsassistent bezeichnet. Während sich die Stellenbeschreibungen je nach Unternehmen etwas variieren, ist der allgemeine Administrator möglicherweise für die Behandlung aller Korrespondenz, die Beantwortung von Telefonleitungen, das Aufnehmen von Nachrichten, die Erstellung von Berichten und andere allgemeine Büroaufgaben verantwortlich. In einigen Fällen benötigen allgemeine Administratoren möglicherweise spezielle Schulungen, um einige dieser Aufgaben in hochtechnischen Büroumgebungen zu erledigen. Der Begriff wird am häufigsten für Bürojobs in englischsprachigen Ländern außerhalb Nordamerikas verwendet.
Eine der Hauptaufgaben eines allgemeinen Administrators besteht darin, alle Korrespondenz zu verarbeiten, nicht nur eingehende E -Mails zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie an die entsprechende Person gelangt, sondern auch die Entsprechung von Korrespondenz für ausgehende Mails eingeben. Einige allgemeine Administratoren müssen möglicherweise zur Post gehen, um die Post abzuholen, aber häufig wird die Post zur weiteren Ausschüttung an einen zentralen Standort in einem Büro geliefert. Diese Pflicht ist von entscheidender Bedeutungfür viele Unternehmen, die Gebote oder andere Dokumente haben könnten, die unter engen Fristen untersucht werden müssen.
In einigen Büroumgebungen ist ein allgemeiner Administrator für die Erstellung von Berichten in einer Vielzahl von Softwareplattformen verantwortlich. Daher erfordern diese Positionen ein gutes Verständnis der Office -Software, einschließlich Produkte, die für Textverarbeitung, Tabellenkalkulationen und Folienpräsentationen verwendet werden. Oft ist der allgemeine Administrator dafür verantwortlich, die Rohinformationen zu übernehmen und in ein Format zu bringen, das ansprechend und präsentabel ist. Ein Vorgesetzter meldet sich normalerweise am fertigen Produkt ab, bevor es verschickt wird.
Mit dem Aufkommen direkter Erweiterungen und Voicemail wird der Auftrag eines allgemeinen Administrators in Bezug auf die Beantwortung und Übertragung von Telefonanrufen in den meisten Büros etwas verringert. Es gibt jedoch Zeiten, in denen der Mitarbeiter aufgefordert werden kann, Telefone für den Chef oder andere zu beantwortenr Führungskräfte. Einige Angelegenheiten können möglicherweise nicht warten und es liegt an dem Administrator, die Situation zu verstehen und eine angemessene Antwort zu finden. Darüber hinaus bevorzugen einige Führungskräfte den Bildschirm eines Front -Office -Personens, bevor sie sie durchsenden.
Eine andere Möglichkeit, wie allgemeine Administratoren administrative Unterstützung anbieten können, ist die Datenbankverwaltung. Wenn das Unternehmen beispielsweise Mitgliedschaften hat oder eine Verkaufsliste aufrechterhalten muss, ist dies eine Pflicht, die dem allgemeinen Administrator fällt. Es liegt an dieser Person, sicherzustellen, dass die Datenbank keine veralteten Informationen enthält, um einen zuverlässigen Kontakt mit Clients aufrechtzuerhalten.
In einigen Büros ist der allgemeine Administrator auch für die Festlegung und Aufrechterhaltung des Zeitplans eines oder der Führungskräfte verantwortlich. In dieser Situation wird der Administrator Sitzungen einrichten, Termine bestätigen und versuchen, den Tag so weit wie möglich auf dem Laufenden zu halten. Dies kann auch die Anordnung von Reiseplänen beinhalten.