Hvad gør en generel administrator?
En generel administrator er også kendt som kontorchef eller administrativ assistent. Mens jobbeskrivelser varierer noget efter virksomhed, kan den generelle administrator være ansvarlig for at håndtere al korrespondance, besvare telefonlinjer, tage beskeder, udarbejde rapporter og andre generelle kontoropgaver. I nogle tilfælde kan generelle administratorer have brug for specialuddannelse for at udføre nogle af disse opgaver i meget tekniske kontormiljøer. Udtrykket bruges oftest til kontorjob i engelsktalende lande uden for Nordamerika.
Et af de primære ansvar for en generel administrator er at håndtere al korrespondance, ikke kun kontrollere den indgående mail og sørge for, at den kommer til den relevante person, men også skrive korrespondance for udgående mail. Nogle generelle administratorer er muligvis nødt til at gå til postkontoret for at hente posten, men ofte leveres mailen til et centralt sted på et kontor for yderligere distribution. Denne pligt er meget vigtigFor mange virksomheder, som kunne have bud eller andre dokumenter, der skal undersøges i henhold til stramme frister.
I nogle kontormiljøer er en generel administrator ansvarlig for at udarbejde rapporter i forskellige softwareplatforme. Derfor kræver disse positioner en god forståelse af kontorsoftware, herunder produkter, der bruges til tekstbehandling, regneark og diaspræsentationer. Ofte er den generelle administrator ansvarlig for at tage den rå information og sætte dem i et format, der er tiltalende og præsentabelt. En vejleder vil normalt logge af på det færdige produkt, før det sendes ud.
Med fremkomsten af direkte udvidelser og telefonsvarer er jobbet med en generel administrator vedrørende besvarelse og overførsel af telefonopkald noget formindsket på de fleste kontorer. Der er dog tidspunkter, hvor medarbejderen kan blive opfordret til at besvare telefoner til chefen eller andrer ledere. Nogle sager er muligvis ikke i stand til at vente, og det er op til administratoren at forstå situationen og komme med et passende svar. Endvidere foretrækker nogle ledere, at en front office person skærmtelefonopkald, før de sender dem igennem.
En anden måde, hvorpå generelle administratorer kan tilbyde administrativ support, er gennem databasestyring. For eksempel, hvis virksomheden har medlemskab eller har brug for at opretholde en salgsliste, er dette en pligt, der kan falde til den generelle administrator. Det er op til denne person at sikre, at databasen ikke har forældede oplysninger for at opretholde pålidelig kontakt med klienter.
På nogle kontorer er den generelle administrator også ansvarlig for at indstille og vedligeholde tidsplanen for en eller flere ledere. I denne situation vil administratoren oprette møder, bekræfte aftaler og forsøge at holde dagen efter planen så meget som muligt. Dette kan også omfatte arrangering af rejseplaner.