Hvad gør en generel administrator?
En generel administrator er også kendt som en kontorleder eller administrativ assistent. Mens jobbeskrivelser varierer noget efter virksomhed, kan den generelle administrator være ansvarlig for at håndtere al korrespondance, besvare telefonlinjer, tage meddelelser, udarbejde rapporter og andre generelle kontoropgaver. I nogle tilfælde kan generelle administratorer have brug for specialuddannelse til at udføre nogle af disse opgaver i meget tekniske kontormiljøer. Udtrykket er oftest brugt til kontorjob i engelsktalende lande uden for Nordamerika.
Et af de generelle administratorers hovedopgaver er at håndtere al korrespondance, ikke kun kontrollere indgående e-mails og sikre sig, at den kommer til den rette person, men også at skrive korrespondance for udgående post. Nogle generelle administratorer er muligvis nødt til at gå til postkontoret for at hente posten, men ofte leveres posten til et centralt sted på et kontor for yderligere distribution. Denne pligt er meget vigtig for mange virksomheder, der kunne have bud eller andre dokumenter, der skal undersøges under stramme frister.
I nogle kontormiljøer er en generel administrator ansvarlig for at udarbejde rapporter i en række softwareplatforme. Derfor kræver disse positioner en god forståelse af kontorsoftware, herunder produkter, der bruges til tekstbehandling, regneark og diaspræsentationer. Ofte er den generelle administrator ansvarlig for at tage de rå oplysninger og sætte dem i et format, der er tiltalende og præsentabelt. En vejleder vil normalt logge på det færdige produkt, før det sendes ud.
Med fremkomsten af direkte udvidelser og voicemail er jobbet for en generel administrator med hensyn til besvarelse og overførelse af telefonopkald lidt formindsket i de fleste kontorer. Der er dog tidspunkter, hvor medarbejderen kan blive bedt om at besvare telefoner til chefen eller andre ledere. Nogle forhold kan muligvis ikke vente, og det er op til administratoren at forstå situationen og komme med et passende svar. Yderligere foretrækker nogle ledere, at en person på frontkontoret skærm ringer, inden de sendes igennem.
En anden måde, hvorpå generelle administratorer kan tilbyde administrativ support, er gennem databasestyring. For eksempel, hvis virksomheden har medlemskab eller har behov for at opretholde en salgsliste, er dette en pligt, der kan falde til den generelle administrator. Det er op til denne person at sikre sig, at databasen ikke har forældede oplysninger for at opretholde pålidelig kontakt med klienter.
I nogle kontorer er den generelle administrator også ansvarlig for at indstille og vedligeholde tidsplanen for en eller flere ledere. I denne situation opretter administratoren møder, bekræfter aftaler og forsøger at holde dagen i henhold til planen så meget som muligt. Dette kan også omfatte arrangering af rejseplaner.