¿Qué hace un asistente de gestión?
Un asistente de gestión, también conocido como Secretario Ejecutivo, brinda asistencia a uno o más ejecutivos de nivel superior. Esta persona puede apoyar al Presidente, CEO, Vicepresidente o Jefe de Departamento dentro de una organización. Las tareas pueden estar relacionadas con funciones administrativas específicas de las necesidades del ejecutivo y la organización. Las responsabilidades laborales para un asistente de gestión generalmente van más allá de las funciones administrativas generales para involucrar tareas complejas, como la investigación analítica y la preparación de informes. Un asistente de gestión también puede supervisar a otro personal administrativo de la organización.
Una persona empleada como asistente de gestión es responsable de manejar las funciones administrativas para uno o varios ejecutivos superiores. Las responsabilidades administrativas de las que el ejecutivo es responsable dentro de la organización generalmente se asignan a esta persona. Gran parte de este soporte administrativo incluye la preparación de notas, correos electrónicos y otra correspondencia en el Ejecutivo BEmedio. Esta persona mantiene un sistema de archivo, responde a las llamadas telefónicas y a los mensajes de rutas. Las tareas adicionales pueden implicar clasificar el correo y los faxes.
La realización de responsabilidades de manera efectiva puede requerir tener buenas habilidades de organización y la capacidad de realizar múltiples tareas. El Secretario Ejecutivo podría ser responsable de organizar reuniones y conferencias. Esto también puede requerir coordinar múltiples horarios y manejar todos los detalles relacionados con la reunión. En general, la preparación de la agenda y las comidas o refrescos ordenar también es parte de las responsabilidades de esta persona.
Cuando el ejecutivo tiene que viajar por negocios, el asistente de gestión suele ser responsable de asegurar los arreglos de aerolíneas, alquiler de automóviles y hoteles según sea necesario. Los asistentes de gestión a menudo mantendrán el calendario del ejecutivo y mantendrán al ejecutivo consciente de las citas diarias y futuras, las reuniones y la empresa de la empresaViajes ated. Por lo general, preparará materiales de presentación para su jefe que están asociados con las reuniones.
Gran parte de las tareas administrativas asignadas al asistente de gestión dependen de lo que el ejecutivo esté dispuesto a delegar. Esto podría conducir a tareas más complejas más allá de las tareas clericales básicas que generalmente se requieren para alguien que ayuda a otra persona. Un ejemplo de estas tareas complejas es preparar y distribuir informes.
El conocimiento de las aplicaciones informáticas con habilidades intermedias o avanzadas suele ser esencial para realizar tareas con supervisión mínima. El asistente de gestión también puede administrar proyectos especiales relacionados con toda la organización y mantener bases de datos. Dependiendo del tamaño de la empresa, los deberes generalistas de recursos humanos también pueden ser parte de sus responsabilidades diarias.
Otra responsabilidad para algunos asistentes de gestión también puede implicar supervisar el personal administrativo de nivel inferior en la organización. Esto requiere tener líderhabilidades de barco y habilidades de gestión. Es posible que el asistente de gestión tenga que planificar, asignar y monitorear el flujo de trabajo del personal administrativo dentro del departamento. Junto con la supervisión, el asistente es típicamente la persona de referencia para las operaciones diarias de la oficina con respecto al equipo de la oficina o los problemas de mantenimiento de edificios.
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