Que fait un assistant de gestion?
Un assistant de direction, également connu sous le nom de secrétaire de direction, fournit une assistance à un ou plusieurs cadres supérieurs. Cette personne peut aider le président, le directeur général, le vice-président ou le chef de département au sein d'une organisation. Les tâches peuvent être liées à des fonctions administratives spécifiques aux besoins de l’exécutif et de l’organisation. Les responsabilités professionnelles d'un assistant de gestion vont généralement au-delà des tâches de bureau générales et impliquent des tâches complexes telles que la recherche analytique et la préparation de rapports. Un assistant de gestion peut également superviser d'autres employés de bureau de l'organisation.
Une personne employée en tant qu'assistante de direction est chargée de gérer les fonctions administratives pour un ou plusieurs cadres supérieurs. Les responsabilités administratives dont l'exécutif est responsable au sein de l'organisation sont généralement attribuées à cette personne. Une grande partie de ce soutien administratif comprend la préparation de notes de service, de courriels et de toute autre correspondance pour le compte de l'exécutif. Cette personne gère un système de classement, répond aux appels téléphoniques et achemine les messages. Des tâches supplémentaires peuvent impliquer le tri du courrier et des fax.
L’exercice efficace des responsabilités peut nécessiter de bonnes compétences organisationnelles et la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois. Le secrétaire exécutif pourrait être responsable de l'organisation de réunions et de conférences. Cela peut également nécessiter la coordination de plusieurs calendriers et le traitement de tous les détails relatifs à la réunion. En règle générale, la préparation de l'ordre du jour et la commande de repas ou de rafraîchissements font également partie des responsabilités de cette personne.
Lorsque le cadre supérieur doit se déplacer pour affaires, l’assistant de direction est généralement responsable de la réservation des arrangements relatifs à une compagnie aérienne, à la location de voitures et à l’hôtel, selon les besoins. Les assistants de direction tiennent souvent le calendrier de l'exécutif et le tiennent au courant des rendez-vous quotidiens et à venir, des réunions et des déplacements liés à la société. Il préparera généralement pour son patron le matériel de présentation associé aux réunions.
Une grande partie des tâches administratives assignées à l'assistant de gestion dépendent de ce que le dirigeant est disposé à déléguer. Cela pourrait entraîner des tâches plus complexes allant au-delà des tâches de bureau de base qui sont généralement requises par une personne qui assiste une autre personne. Un exemple de ces tâches complexes est la préparation et la distribution des rapports.
La connaissance d'applications informatiques avec des compétences intermédiaires ou avancées est généralement essentielle pour effectuer des tâches avec un minimum de supervision. L'assistant de gestion peut également gérer des projets spéciaux liés à l'ensemble de l'organisation et gérer des bases de données. Selon la taille de l'entreprise, les tâches du généraliste en ressources humaines pourraient également faire partie de ses responsabilités quotidiennes.
Une autre responsabilité de certains assistants de gestion peut également impliquer la supervision du personnel de bureau de niveau inférieur de l’organisation. Cela nécessite des compétences en leadership et en gestion. Il est possible que l’assistant administratif doive planifier, assigner et surveiller le déroulement du travail du personnel de bureau au sein du département. En plus de superviser, l’assistant est généralement la personne de référence pour les opérations quotidiennes du bureau en ce qui concerne les problèmes d’équipement de bureau ou d’entretien des bâtiments.