Hvad gør en administrationsassistent?
En ledelsesassistent, også kendt som en administrerende sekretær, yder hjælp til en eller flere ledere på seniorniveau. Denne person kan muligvis støtte præsidenten, administrerende direktøren, vicepræsidenten eller afdelingslederen i en organisation. Pligter kan være relateret til administrative funktioner, der er specifikke for den udøvende og organisations behov. Arbejdsansvar for en administrationsassistent går typisk ud over generelle geografiske funktioner til at involvere komplekse opgaver såsom analytisk forskning og rapportforberedelse. En ledelsesassistent kan også føre tilsyn med andet gejstligt personale i organisationen.
En person ansat som ledelsesassistent er ansvarlig for at håndtere de administrative funktioner for enten en eller flere ledende medarbejdere. Det administrative ansvar, som den udøvende er ansvarlig for inden for organisationen, tildeles typisk denne person. Meget af denne administrative support inkluderer udarbejdelse af memoer, e-mails og anden korrespondance på den udøvende vegne. Denne person vedligeholder et arkiveringssystem, besvarer telefonopkald og ruter beskeder. Yderligere opgaver kan være sortering af mail og faxer.
Udførelse af ansvar effektivt kan kræve at have gode organisatoriske evner og evnen til at multi-opgave. Den udøvende sekretær kan være ansvarlig for at arrangere møder og konferencer. Dette kan også kræve koordinering af flere tidsplaner og håndtering af alle detaljerne i forbindelse med mødet. Generelt er forberedelse af dagsordenen og bestilling af måltider eller forfriskninger også en del af denne persons ansvar.
Når direktøren skal rejse for erhvervslivet, er administrationsassistenten normalt ansvarlig for at sikre flyselskab, biludlejning og hotelarrangementer efter behov. Ledelsesassistenter opretholder ofte den udøvende kalender og holder ledelsen opmærksom på daglige og kommende aftaler, møder og virksomhedsrelaterede rejser. Han vil typisk udarbejde præsentationsmateriale til sin chef, der er forbundet med møderne.
Meget af de administrative opgaver, der er tildelt administrationsassistenten, afhænger af, hvad den udøvende er villig til at delegere. Dette kan føre til mere komplekse opgaver ud over de grundlæggende gejstlige opgaver, der typisk kræves for en, der hjælper en anden person. Et eksempel på disse komplekse opgaver er at udarbejde og distribuere rapporter.
Kendskab til computerapplikationer med mellemliggende eller avancerede færdigheder er typisk vigtig for at udføre opgaver med mindst mulig overvågning. Administrationsassistenten administrerer muligvis også specielle projekter relateret til hele organisationen og vedligeholder databaser. Afhængig af virksomhedens størrelse kan HR-generalistopgaver også være en del af hans daglige ansvar.
Et andet ansvar for nogle ledelsesassistenter kan også involvere overvågning af lægepersonale på lavere niveau i organisationen. Dette kræver at have lederegenskaber og ledelsesevner. Det er muligt, at ledelsesassistenten bliver nødt til at planlægge, tildele og overvåge arbejdsstrømmen for det geistlige personale inden for afdelingen. Sammen med overvågning er assistenten typisk gå-til-person til den daglige kontoroperation vedrørende kontorudstyr eller bygningsvedligeholdelsesproblemer.