Co robi asystent zarządzania?
Asystent zarządzania, znany również jako sekretarz wykonawczy, zapewnia pomoc jednemu lub większej liczbie kierowników wyższego poziomu. Osoba ta może wspierać prezesa, dyrektora generalnego, wiceprezesa lub kierownika działu w organizacji. Obowiązki mogą być związane z funkcjami administracyjnymi specyficznymi dla potrzeb władzy wykonawczej i organizacji. Obowiązki asystenta zarządzania zwykle wykraczają poza ogólne funkcje urzędnicze i obejmują złożone zadania, takie jak badania analityczne i przygotowywanie raportów. Asystent zarządzania może również nadzorować innych pracowników biurowych w organizacji.
Osoba zatrudniona jako asystent zarządzania jest odpowiedzialna za obsługę funkcji administracyjnych jednego lub wielu kierowników wyższego szczebla. Obowiązki administracyjne, za które kierownictwo jest odpowiedzialne w organizacji, zwykle są przypisane tej osobie. Duża część tego wsparcia administracyjnego obejmuje przygotowywanie notatek, wiadomości e-mail i innej korespondencji w imieniu kierownictwa. Osoba ta utrzymuje system archiwizacji, odbiera połączenia telefoniczne i kieruje wiadomości. Dodatkowe obowiązki mogą obejmować sortowanie poczty i faksów.
Skuteczne wykonywanie obowiązków może wymagać posiadania dobrych umiejętności organizacyjnych i umiejętności wykonywania wielu zadań. Sekretarz wykonawczy może być odpowiedzialny za organizację spotkań i konferencji. Może to również wymagać koordynacji wielu harmonogramów i obsługi wszystkich szczegółów dotyczących spotkania. Zasadniczo przygotowanie porządku obrad i zamawianie posiłków lub napojów jest również częścią obowiązków tej osoby.
Gdy dyrektor wykonawczy musi podróżować w interesach, asystent zarządzający jest zwykle odpowiedzialny za zabezpieczenie linii lotniczych, wynajmu samochodu i hotelu w razie potrzeby. Asystenci zarządzania często utrzymują kalendarz dyrektora i informują go o codziennych i nadchodzących spotkaniach, spotkaniach i podróżach związanych z firmą. Zazwyczaj przygotowuje dla swojego szefa materiały prezentacyjne związane ze spotkaniami.
Wiele zadań administracyjnych przypisanych asystentowi zarządzania zależy od tego, co dyrektor chce przekazać. Może to prowadzić do bardziej złożonych zadań wykraczających poza podstawowe obowiązki urzędnicze, które są zwykle wymagane dla kogoś, kto pomaga innej osobie. Przykładem takich złożonych zadań jest przygotowywanie i dystrybucja raportów.
Znajomość aplikacji komputerowych o średnich lub zaawansowanych umiejętnościach jest zazwyczaj niezbędna do wykonywania zadań przy minimalnym nadzorze. Asystent zarządzania może również zarządzać specjalnymi projektami związanymi z całą organizacją i utrzymywać bazy danych. W zależności od wielkości firmy obowiązki generalnego HR mogą być również częścią jego codziennych obowiązków.
Inna odpowiedzialność za niektórych asystentów zarządzania może również obejmować nadzorowanie personelu biurowego niższego szczebla w organizacji. Wymaga to umiejętności przywódczych i umiejętności zarządzania. Możliwe, że asystent zarządzania będzie musiał planować, przypisywać i monitorować przepływ pracy personelu biurowego w dziale. Oprócz nadzoru asystent jest zwykle osobą, która zajmuje się codziennymi operacjami biurowymi dotyczącymi sprzętu biurowego lub problemów związanych z konserwacją budynku.