管理アシスタントは何をしますか？

エグゼクティブ秘書とも呼ばれる管理アシスタントは、1人または複数の上級レベルのエグゼクティブを支援します。 この人物は、組織内の社長、CEO、副社長、または部門長をサポートする場合があります。 職務は、役員および組織のニーズに固有の管理機能に関連している場合があります。 管理アシスタントの仕事の責任は通常、一般的な事務機能を超えて、分析調査やレポート作成などの複雑なタスクを伴います。 管理アシスタントは、組織内の他の事務スタッフを監督することもできます。

管理アシスタントとして雇用されている人は、1人または複数の上級管理職の管理機能を担当します。 エグゼクティブが組織内で担当する管理責任は、通常この人に割り当てられます。 この管理サポートの多くには、経営陣に代わってメモ、メール、およびその他の通信を準備することが含まれます。 この人はファイリングシステムを維持し、電話に応答し、メッセージをルーティングします。 追加の職務には、郵便物とファックスの仕分けが含まれる場合があります。

責任を効果的に遂行するには、優れた組織スキルとマルチタスク能力が必要になる場合があります。 事務局長は、会議や会議の開催を担当する場合があります。 また、複数のスケジュールを調整し、会議に関連するすべての詳細を処理する必要があります。 一般に、議題の準備と食事や飲み物の注文もこの人の責任の一部です。

幹部が出張のために出張しなければならない場合、管理アシスタントは通常、必要に応じて航空会社、レンタカー、ホテルの手配を確保する責任があります。 管理アシスタントは、多くの場合、経営幹部のカレンダーを維持し、経営幹部に毎日および今後の予定、会議、および会社関連の旅行を知らせ続けます。 彼は通常、会議に関連する上司のためにプレゼンテーション資料を準備します。

管理アシスタントに割り当てられる管理タスクの多くは、エグゼクティブが委任する意思によって異なります。 これは、他の人を支援する人に通常必要とされる基本的な事務的な任務を超えて、より複雑なタスクにつながる可能性があります。 これらの複雑なタスクの例は、レポートの準備と配布です。

通常、最小限の監督でタスクを実行するには、中級または上級のスキルを持つコンピューターアプリケーションの知識が不可欠です。 管理アシスタントは、組織全体に関連する特別なプロジェクトを管理し、データベースを管理することもできます。 会社の規模にもよりますが、HRジェネラリストの職務も彼の日々の責任の一部です。

一部の管理アシスタントの別の責任には、組織内の下位レベルの事務スタッフの監督も含まれます。 これには、リーダーシップスキルと管理スキルが必要です。 管理アシスタントは、部門内の事務スタッフのワークフローを計画、割り当て、監視する必要がある可能性があります。 監督に加えて、アシスタントは通常、オフィス機器または建物のメンテナンスの問題に関する日常のオフィス操作の頼りになる人です。