管理アシスタントは何をしますか？

事務局長としても知られる管理アシスタントは、1人以上の上級レベルの幹部に支援を提供します。この人は、組織内の社長、CEO、副社長、または部門長を支援することができます。義務は、エグゼクティブおよび組織のニーズに固有の管理機能に関連する可能性があります。管理アシスタントの仕事の責任は通常、一般的な事務機能を超えて、分析研究や報告の準備などの複雑なタスクを伴います。管理アシスタントは、組織の他の事務スタッフを監督することもできます。

管理アシスタントとして雇用されている人は、1人または複数の上級幹部の管理機能を処理する責任があります。組織内で幹部が責任を負う管理上の責任は、通常、この人に割り当てられます。この管理サポートの多くには、エグゼクティブのbeに関するメモ、電子メール、その他の通信の準備が含まれています半分。この人はファイリングシステムを維持し、電話に応答し、メッセージをルーティングします。追加の業務には、メールとファックスの並べ替えが含まれる場合があります。

責任を効果的に実行するには、優れた組織スキルとマルチタスクの能力を持つ必要がある場合があります。事務局長は、会議や会議を開催する責任があるかもしれません。また、複数のスケジュールを調整し、会議に関連するすべての詳細を処理する必要があります。一般的に、アジェンダの準備と食事や軽食の注文もこの人の責任の一部です。

経営陣がビジネスのために旅行しなければならない場合、管理アシスタントは通常、必要に応じて航空会社、レンタカー、ホテルの手配を確保する責任があります。管理アシスタントは、多くの場合、エグゼクティブのカレンダーを維持し、エグゼクティブに毎日および今後の予約、会議、および会社RELを認識し続けますated旅行。彼は通常、会議に関連する上司のためのプレゼンテーション資料を準備します。

管理アシスタントに割り当てられた管理タスクの多くは、エグゼクティブが委任する意思があるものによって異なります。これは、他の人を支援する人に通常必要な基本的な事務義務を超えたより複雑なタスクにつながる可能性があります。これらの複雑なタスクの例は、レポートの準備と配布です。

中級または高度なスキルを備えたコンピューターアプリケーションの知識は、通常、監督を最小限に抑えるタスクを実行するために不可欠です。管理アシスタントは、組織全体に関連する特別なプロジェクトを管理し、データベースを維持することもできます。会社の規模に応じて、HRジェネラリストの義務も彼の日々の責任の一部である可能性があります。

一部の管理アシスタントに対する別の責任は、組織内のより低いレベルの事務スタッフの監督を伴う場合があります。これにはリーダーが必要です船のスキルと管理スキル。管理アシスタントは、部門内の事務スタッフのワークフローを計画、割り当て、監視する必要がある可能性があります。監督に加えて、アシスタントは通常、オフィス機器または建物のメンテナンスの問題に関する毎日のオフィス運営の頼りになる人物です。