Vad gör en managementassistent?
En ledningsassistent, även känd som verkställande sekreterare, ger hjälp till en eller flera ledande befattningshavare. Den här personen kan stödja verkställande direktören, verkställande direktören, vice verkställande direktören eller avdelningschefen i en organisation. Uppgifter kan vara relaterade till administrativa funktioner som är specifika för verkställande och organisationens behov. Arbetsansvaret för en ledningsassistent går vanligtvis utöver allmänna kontoristiska funktioner för att involvera komplexa uppgifter som analytisk forskning och rapportberedning. En ledningsassistent kan också övervaka annan kontorist i organisationen.
En person anställd som ledningsassistent ansvarar för att hantera de administrativa funktionerna för antingen en eller flera ledande befattningshavare. Det administrativa ansvaret som verkställande direktören ansvarar för inom organisationen tilldelas vanligtvis denna person. Mycket av detta administrativa stöd inkluderar att förbereda memos, e-postmeddelanden och annan korrespondens på verkställande räkning. Den här personen har ett arkiveringssystem, svarar på telefonsamtal och rutter meddelanden. Ytterligare uppgifter kan vara att sortera e-post och fax.
Att utföra ansvar effektivt kan kräva att du har goda organisationsförmågor och förmågan att flera uppgifter. Den verkställande sekreteraren kan vara ansvarig för att organisera möten och konferenser. Detta kan också kräva samordning av flera scheman och hantering av alla detaljer som hör till mötet. Generellt sett förbereder dagordningen och beställer måltider eller förfriskningar också en del av denna persons ansvar.
När verkställande direktören måste resa för företag är ledningsassistenten vanligtvis ansvarig för att säkerställa flygbolag, biluthyrning och hotellarrangemang vid behov. Ledningsassistenter upprätthåller ofta verkställande direktörens kalender och håller ledningen medveten om dagliga och kommande möten, möten och företagsrelaterade resor. Han kommer vanligtvis att förbereda presentationsmaterial för sin chef som är kopplade till mötena.
Mycket av de administrativa uppgifterna som tilldelas ledningsassistenten beror på vad verkställande direktören är villig att delegera. Detta kan leda till mer komplexa uppgifter utöver de grundläggande kontor som vanligtvis krävs för någon som hjälper en annan person. Ett exempel på dessa komplexa uppgifter är att förbereda och distribuera rapporter.
Kunskap om datorprogram med mellanliggande eller avancerade färdigheter är vanligtvis avgörande för att utföra uppgifter med minimal övervakning. Ledningsassistenten kan också hantera specialprojekt relaterade till hela organisationen och underhålla databaser. Beroende på företagets storlek kan HR-generalistuppgifter också vara en del av hans dagliga ansvar.
Ett annat ansvar för vissa ledningsassistenter kan också involvera övervakning av tjänstemän på lägre nivå i organisationen. Detta kräver att du har ledarskapsförmåga och ledarförmåga. Det är möjligt att ledningsassistenten kommer att behöva planera, tilldela och övervaka arbetsflödet för den geografiska personalen inom avdelningen. Tillsammans med övervakning är assistenten vanligtvis den som går till den dagliga kontorsoperationen när det gäller kontorsutrustning eller byggnadsunderhållsproblem.