Co dělá asistent pro správu?

Asistent vedení, také známý jako výkonný sekretář, poskytuje pomoc jednomu nebo více vrcholovým manažerům. Tato osoba může podporovat prezidenta, generálního ředitele, viceprezidenta nebo vedoucí oddělení v rámci organizace. Povinnosti mohou souviset s administrativními funkcemi, které jsou specifické pro potřeby výkonné moci a organizace. Pracovní povinnosti asistenta managementu obvykle přesahují obecné administrativní funkce a zahrnují složité úkoly, jako je analytický výzkum a příprava zprávy. Asistent vedení může také dohlížet na ostatní administrativní pracovníky v organizaci.

Osoba zaměstnaná jako asistent vedení odpovídá za správu administrativních funkcí jednoho nebo více vedoucích pracovníků. K této osobě jsou obvykle přiřazeny administrativní odpovědnosti, za které je výkonný pracovník v rámci organizace odpovědný. Většina této administrativní podpory zahrnuje přípravu poznámek, e-mailů a jiné korespondence jménem exekutivy. Tato osoba udržuje archivační systém, odpovídá na telefonní hovory a směruje zprávy. Další povinnosti mohou zahrnovat třídění pošty a faxů.

Účinné plnění povinností může vyžadovat dobré organizační schopnosti a schopnost plnit více úkolů. Výkonný tajemník může být odpovědný za organizaci schůzek a konferencí. To může také vyžadovat koordinaci více plánů a zpracování všech podrobností týkajících se schůzky. Obecně platí, že příprava této agendy a objednávání jídel nebo občerstvení jsou také součástí odpovědnosti této osoby.

Když musí výkonný pracovník cestovat za obchodem, je za zajištění letecké společnosti, půjčovny aut a uspořádání hotelů podle potřeby obvykle odpovědný asistent řízení. Asistenti vedení často udržují kalendář manažera a informují manažera o denních a nadcházejících schůzkách, schůzkách a cestách souvisejících se společností. Obvykle připraví prezentační materiály pro svého šéfa, které jsou spojeny se schůzkami.

Většina administrativních úkolů přidělených asistentovi správy závisí na tom, co je výkonný pracovník ochoten delegovat. To by mohlo vést ke složitějším úkolům nad rámec základních administrativních povinností, které jsou obvykle vyžadovány u někoho, kdo pomáhá jiné osobě. Příkladem těchto složitých úkolů je příprava a distribuce sestav.

Znalost počítačových aplikací se středně pokročilými nebo pokročilými dovednostmi je obvykle nezbytná pro plnění úkolů s minimálním dohledem. Asistent správy může také spravovat speciální projekty týkající se celé organizace a spravovat databáze. V závislosti na velikosti společnosti mohou být povinnosti generálního ředitele lidských zdrojů také součástí jeho každodenních povinností.

Další odpovědnost za některé pomocné vedoucí pracovníky může zahrnovat také dohled nad úředníky nižší úrovně v organizaci. Vyžaduje to vedoucí dovednosti a manažerské dovednosti. Je možné, že asistent řízení bude muset naplánovat, přiřadit a sledovat pracovní tok administrativních pracovníků v rámci oddělení. Spolu s dohledem, asistent je obvykle go-to osoba pro každodenní kancelářské operace týkající se kancelářského vybavení nebo údržby budov.