¿Qué hace un secretario privado?
Un secretario privado a menudo informa a un ejecutivo corporativo o propietario de una pequeña empresa. Este asistente especial puede realizar tareas de rutina como contestar llamadas telefónicas, abrir el correo y programar citas. El trabajo también podría incluir asistir a reuniones, tomar notas y escribir las actas de estas sesiones. Cuando se requiere que un gerente viaje, la secretaria puede ser responsable de hacer reservaciones de aerolíneas y hoteles u obtener fondos aprobados para gastos.
El propósito principal de un secretario privado es a menudo manejar tareas mundanas que de otra manera ocuparían una gran parte del tiempo de un ejecutivo. Este trabajador también se utiliza para evitar que el gerente tenga interrupciones excesivas, tanto en persona como por teléfono. Por esta razón, una secretaria a menudo filtra las llamadas telefónicas y los visitantes, tomando mensajes para el jefe en lugar de permitir que las personas hablen directamente con esa persona.
Un secretario privado también puede examinar la correspondencia escrita. Esto podría implicar recoger el correo y abrirlo. Las cartas que deben ser manejadas personalmente por el jefe podrían luego pasarse. En algunos casos, la secretaria podría tener acceso a cuentas de correo electrónico corporativo y también revisarlas.
Cuando un ejecutivo celebra una reunión, a veces asiste un secretario privado. Esto es para que el secretario pueda tomar notas de la reunión y anotar las preguntas que se planteen. Después del evento, la secretaria podría ser responsable de escribir los minutos y distribuirlos a los asistentes.
Una secretaria privada a menudo actúa como una especie de asistente personal. Esto a veces significa ocuparse de los arreglos de viaje para el supervisor. El asistente también podría programar citas para que un ejecutivo realice negocios relacionados con este viaje, por ejemplo, recoger un automóvil alquilado o dejar la limpieza en seco.
En muchas organizaciones, este asistente especial tiene mucho que ver con el presupuesto de un departamento. El secretario privado puede ser responsable de presentar propuestas para nuevos proyectos y obtener estimaciones de mano de obra o materiales. En algunos casos, este trabajador podría estar a cargo de un fondo de caja o comprar artículos de oficina.
La cantidad de educación necesaria para convertirse en secretario privado varía de una organización a otra, pero generalmente implica al menos un diploma de escuela secundaria. Los cursos universitarios en administración de empresas también podrían ser útiles. Se espera una personalidad agradable y la capacidad de trabajar bien bajo presión, ya que se le puede solicitar a esta secretaria que realice una serie de tareas diferentes a lo largo de la jornada laboral.