O que um secretário particular faz?
Um secretário particular geralmente se reporta a um executivo corporativo ou proprietário de uma pequena empresa. Este assistente especial pode executar tarefas de rotina, como atender chamadas telefônicas, abrir o correio e definir compromissos. O trabalho também pode envolver participar de reuniões, anotações e digitar as atas dessas sessões. Quando um gerente é obrigado a viajar, o Secretário pode ser responsável por fazer reservas de companhias aéreas e de hotéis ou obter fundos aprovados para despesas. Esse trabalhador também é usado para impedir que o gerente de interrupções excessivas, tanto pessoalmente quanto por telefone. Por esse motivo, uma secretária frequentemente exibe telefonemas e visitantes, levando mensagens para o chefe, em vez de permitir que os indivíduos falem diretamente com essa pessoa.
Um secretário particular também pode exibir a correspondência por escrito. Isso pode envolver pegar o correio e o openjé. Cartas que precisam ser manuseadas pelo chefe pessoalmente podem ser passadas. Em alguns casos, o Secretário pode ter acesso a contas de e-mail corporativo e examiná-las também.
Quando um executivo realiza uma reunião, um secretário particular às vezes comparecerá. Isso é para que o secretário possa fazer anotações da reunião e escrever perguntas que são feitas. Após o evento, o Secretário pode ser responsável por digitar os minutos e distribuí -los aos participantes.
Um secretário particular geralmente atua como uma espécie de assistente pessoal. Às vezes, isso significa cuidar de acordos de viagem para o supervisor. O assistente também pode agendar compromissos para um executivo conduzir negócios relacionados a esta viagem, por exemplo, pegando um carro alugado ou deixando a limpeza a seco.
Em muitas organizações, este assistente especial tem muito a ver com um departamentoOrçamento de T. O Secretário Privado pode ser responsável por enviar propostas para novos projetos e obter estimativas de mão -de -obra ou materiais. Em alguns casos, esse trabalhador pode estar encarregado de um fundo de dinheiro ou compra de material de escritório.
A quantidade de educação necessária para se tornar um secretário particular varia de uma organização para a outra, mas geralmente envolve pelo menos um diploma do ensino médio. Os cursos universitários em administração de empresas também podem ser úteis. É esperada uma personalidade agradável e capacidade de trabalhar bem sob pressão, pois esse secretário pode ser obrigado a executar várias tarefas diferentes durante o dia de trabalho.