O que faz um secretário particular?
Uma secretária particular costuma se reportar a um executivo corporativo ou a um pequeno empresário. Esse assistente especial pode executar tarefas rotineiras, como atender chamadas telefônicas, abrir o correio e marcar compromissos. O trabalho também pode envolver participar de reuniões, tomar notas e digitar as atas dessas sessões. Quando um gerente é obrigado a viajar, o secretário pode ser responsável por fazer reservas de companhias aéreas e hotéis ou obter fundos aprovados para despesas.
O principal objetivo de uma secretária particular é muitas vezes lidar com tarefas mundanas que, de outra forma, ocupariam muito tempo do executivo. Esse trabalhador também é usado para impedir que o gerente interrompa excessivamente, pessoalmente e por telefone. Por esse motivo, uma secretária costuma filtrar telefonemas e visitantes, recebendo mensagens para o chefe em vez de permitir que as pessoas falem diretamente com ela.
Uma secretária particular também pode examinar a correspondência por escrito. Isso pode envolver pegar o correio e abri-lo. Cartas que precisam ser manuseadas pessoalmente pelo chefe podem ser repassadas. Em alguns casos, a secretária pode ter acesso a contas de email corporativas e examiná-las também.
Quando um executivo realiza uma reunião, uma secretária particular às vezes participa. Isso é para que o secretário possa tomar notas da reunião e anotar as perguntas feitas. Após o evento, o secretário poderá ser responsável por digitar as atas e distribuí-las aos participantes.
Uma secretária particular costuma atuar como uma espécie de assistente pessoal. Às vezes, isso significa cuidar da organização de viagens do supervisor. O assistente também pode agendar consultas para um executivo conduzir negócios relacionados a essa viagem, por exemplo, pegar um carro alugado ou deixar a lavagem a seco.
Em muitas organizações, esse assistente especial tem muito a ver com o orçamento de um departamento. O secretário particular pode ser responsável por enviar propostas para novos projetos e obter estimativas de mão-de-obra ou materiais. Em alguns casos, esse trabalhador pode ser responsável por um fundo de caixa pequeno ou comprar material de escritório.
A quantidade de educação necessária para se tornar um secretário particular varia de uma organização para outra, mas geralmente envolve pelo menos um diploma do ensino médio. Cursos universitários em administração de empresas também podem ser úteis. Espera-se uma personalidade agradável e capacidade de trabalhar bem sob pressão, pois pode ser necessário que essa secretária execute várias tarefas diferentes ao longo do dia de trabalho.