Que fait un secrétaire privé?
Un secrétaire privé relève souvent d'un dirigeant d'entreprise ou d'un propriétaire de petite entreprise. Cet assistant spécial peut effectuer des tâches de routine telles que répondre aux appels téléphoniques, ouvrir le courrier et fixer des rendez-vous. Le travail peut également impliquer d'assister à des réunions, de prendre des notes et de dactylographier les procès-verbaux de ces sessions. Lorsqu'un responsable est appelé à voyager, le secrétaire peut être chargé de faire les réservations de vol et d'hôtel ou d'obtenir les fonds approuvés pour les dépenses.
L'objectif principal d'un secrétaire particulier est souvent de gérer des tâches banales qui, autrement, prendraient beaucoup de temps. Ce travailleur est également utilisé pour éviter au gestionnaire des interruptions excessives, à la fois en personne et par téléphone. Pour cette raison, une secrétaire passe souvent au crible les appels téléphoniques et les visiteurs, prenant les messages pour le chef plutôt que de permettre aux individus de parler directement à cette personne.
Un secrétaire privé peut également filtrer la correspondance écrite. Cela pourrait impliquer de récupérer le courrier et de l'ouvrir. Les lettres qui doivent être traitées par le chef personnellement peuvent ensuite être transmises. Dans certains cas, la secrétaire peut avoir accès aux comptes de messagerie de l'entreprise et les examiner également.
Lorsqu'un membre de l'exécutif tient une réunion, un secrétaire particulier est parfois présent. Cela permettra au secrétaire de prendre des notes sur la réunion et de noter les questions posées. Après l’événement, le secrétaire pourrait être chargé de taper les procès-verbaux et de les distribuer aux participants.
Un secrétaire privé agit souvent comme une sorte d'assistant personnel. Cela implique parfois de prendre en charge les préparatifs de voyage du superviseur. L’assistant peut également prendre rendez-vous avec un dirigeant pour s’occuper de ce type de voyage, par exemple pour prendre une voiture de location ou déposer le personnel de nettoyage à sec.
Dans de nombreuses organisations, cet assistant spécial a beaucoup à voir avec le budget d'un département. Le secrétaire privé peut être chargé de soumettre des propositions de nouveaux projets et d’obtenir des estimations de main-d’œuvre ou de matériaux. Dans certains cas, ce travailleur pourrait être responsable d'un fonds de petite caisse ou acheter des fournitures de bureau.
Le niveau d’éducation requis pour devenir secrétaire particulier varie d’une organisation à l’autre, mais implique généralement au moins un diplôme d’études secondaires. Des cours collégiaux en administration des affaires pourraient également être utiles. Une personnalité agréable et la capacité de bien travailler sous pression sont attendues, car cette secrétaire peut être appelée à effectuer plusieurs tâches différentes au cours de la journée de travail.