Co dělá soukromý tajemník?

Soukromý tajemník se často hlásí výkonnému řediteli nebo majiteli malých podniků. Tento speciální asistent může provádět běžné úkoly, jako je přijímání telefonních hovorů, otevírání pošty a nastavení schůzek. Práce by také mohla zahrnovat účast na schůzích, psaní poznámek a psaní zápisů z těchto zasedání. Je-li manažer povinen cestovat, může být tajemník odpovědný za provádění rezervací leteckých společností a hotelů nebo za schválení finančních prostředků na výdaje.

Hlavním účelem soukromého tajemníka je často řešit všední úkoly, které by jinak zabíraly hodně času manažera. Tento pracovník slouží také k tomu, aby zabránil nadměrnému přerušení řízení osobně i telefonicky. Z tohoto důvodu tajemník často prověřuje telefonní hovory a návštěvníky, přičemž bossům bere zprávy spíše, než aby jednotlivcům umožňoval přímou komunikaci s touto osobou.

Soukromá sekretářka může také prověřovat písemnou korespondenci. To by mohlo zahrnovat vyzvednutí pošty a její otevření. Dopisy, s nimiž musí šéf manipulovat osobně, by pak mohly být předány. V některých případech může mít sekretář přístup k firemním e-mailovým účtům a také je kontrolovat.

Když se schůze ujme výkonný pracovník, občas se zúčastní soukromý tajemník. To je proto, aby si sekretář mohl poznamenat schůzku a zapsat otázky, které jsou položeny. Po skončení akce může být tajemník odpovědný za zapisování zápisů a jejich distribuci účastníkům.

Soukromý sekretář často působí jako jakýsi osobní asistent. To někdy znamená postarat se o uspořádání cesty pro nadřízeného. Asistent by také mohl naplánovat schůzky s vedoucím pracovníkem, který bude podnikat v souvislosti s touto cestou, například vyzvednutí půjčovny aut nebo vysazení čistírny.

V mnoha organizacích má tento speciální asistent spoustu společného s rozpočtem ministerstva. Soukromý tajemník může být odpovědný za předkládání návrhů na nové projekty a získávání odhadů práce nebo materiálů. V některých případech by tento pracovník mohl mít na starosti drobný hotovostní fond nebo nakupovat kancelářské potřeby.

Množství vzdělání potřebného k tomu, aby se stal soukromým sekretářem, se liší od jedné organizace k druhé, ale obecně zahrnuje alespoň vysokoškolský diplom. Mohou být také užitečné vysokoškolské kurzy v oblasti podnikové správy. Očekává se příjemná osobnost a schopnost dobře pracovat pod tlakem, protože od tohoto tajemníka může být vyžadováno, aby během pracovního dne plnil řadu různých úkolů.