Co dělá soukromý tajemník?

Soukromý tajemník často podává zprávy výkonnému nebo vlastníkovi malé firmy. Tento speciální asistent může provádět rutinní úkoly, jako je zodpovězení telefonních hovorů, otevření pošty a nastavení schůzek. Práce by také mohla zahrnovat účast na schůzkách, dělat si poznámky a zadat zápisy z těchto relací. Je -li manažer povinen cestovat, může být tajemník odpovědný za provedení rezervací leteckých společností a hotelu nebo získání finančních prostředků na výdaje. Tento pracovník se také používá k zabránění manažerovi v nadměrném přerušení, a to jak osobně, tak telefonicky. Z tohoto důvodu tajemník často prověřuje telefonní hovory a návštěvníky a pořizuje zprávy pro šéfa, spíše než umožňující jednotlivcům přímo mluvit s touto osobou. To by mohlo zahrnovat vyzvednutí pošty a opening to. Dopisy, které je třeba řešit šéf osobně, by pak mohla být předána. V některých případech by tajemník mohl mít přístup k firemním e-mailovým účtům a také promítat účty. To je tak, že tajemník může dělat poznámky o schůzce a napsat otázky, které jsou položeny. Po akci může být tajemník odpovědný za psaní minut a jejich distribuci účastníkům.

Soukromý tajemník často působí jako druh osobního asistenta. To někdy znamená péči o dohody o cestování pro supervizora. Asistent by také mohl naplánovat schůzky pro výkonného ředitele, aby podniká v souvislosti s tímto cestováním, například vyzvednutí půjčovny automobilu nebo odhození od čištění.

V mnoha organizacích má tento zvláštní asistent hodně společného s oddělenímiT je rozpočet. Soukromý tajemník může být odpovědný za předkládání návrhů na nové projekty a získání odhadů práce nebo materiálů. V některých případech by tento pracovník mohl mít na starosti drobné peněžní fond nebo nakupování za kancelářské potřeby.

Množství vzdělání potřebného k tomu, aby se stalo soukromým tajemníkem, se liší od jedné organizace k druhé, ale obecně zahrnuje alespoň středoškolský diplom. Mohly by být také užitečné vysokoškolské kurzy v obchodní administrativě. Očekává se příjemná osobnost a schopnost dobře pracovat pod tlakem, protože tento sekretář může být vyžadován k provádění řady různých úkolů po celý pracovní den.