Was macht ein Privatsekretär?
Eine Privatsekretärin berichtet häufig an eine Führungskraft oder einen Kleinunternehmer. Dieser spezielle Assistent kann Routineaufgaben wie das Beantworten von Telefonanrufen, das Öffnen der Mail und das Festlegen von Terminen ausführen. Der Job kann auch die Teilnahme an Besprechungen, das Aufzeichnen von Notizen und das Aufzeichnen der Protokolle dieser Sitzungen umfassen. Wenn ein Manager reisen muss, ist die Sekretärin möglicherweise dafür verantwortlich, Fluglinien- und Hotelreservierungen vorzunehmen oder die Ausgaben zu genehmigen.
Der Hauptzweck einer Privatsekretärin besteht oft darin, alltägliche Aufgaben zu erledigen, die sonst viel Zeit in Anspruch nehmen würden. Dieser Mitarbeiter wird auch verwendet, um den Manager vor übermäßigen persönlichen und telefonischen Unterbrechungen zu schützen. Aus diesem Grund überprüft eine Sekretärin häufig Anrufe und Besucher und nimmt Nachrichten für den Chef entgegen, anstatt es Einzelpersonen zu ermöglichen, direkt mit dieser Person zu sprechen.
Eine Privatsekretärin könnte auch schriftliche Korrespondenz prüfen. Dies kann bedeuten, dass die Post abgeholt und geöffnet wird. Briefe, die vom Chef persönlich bearbeitet werden müssen, könnten dann weitergeleitet werden. In einigen Fällen hat der Sekretär möglicherweise Zugriff auf Unternehmens-E-Mail-Konten und überprüft diese ebenfalls.
Wenn eine Führungskraft eine Besprechung abhält, nimmt manchmal eine Privatsekretärin teil. Auf diese Weise kann der Sekretär sich Notizen über die Besprechung machen und die gestellten Fragen aufschreiben. Nach der Veranstaltung ist die Sekretärin möglicherweise dafür verantwortlich, die Protokolle einzutippen und an die Teilnehmer zu verteilen.
Eine Privatsekretärin fungiert oft als eine Art persönlicher Assistent. Dies bedeutet manchmal, sich um die Reisevorbereitungen für den Vorgesetzten zu kümmern. Der Assistent könnte auch Termine für eine Führungskraft vereinbaren, um Geschäfte im Zusammenhang mit dieser Reise abzuwickeln, beispielsweise ein Mietauto abzuholen oder die chemische Reinigung abzusetzen.
In vielen Organisationen hat dieser spezielle Assistent viel mit dem Budget einer Abteilung zu tun. Der Privatsekretär kann dafür verantwortlich sein, Vorschläge für neue Projekte einzureichen und Schätzungen für Arbeitskräfte oder Materialien zu erhalten. In einigen Fällen könnte dieser Mitarbeiter für eine Kasse oder den Einkauf von Büromaterial verantwortlich sein.
Das Ausmaß der Ausbildung, die erforderlich ist, um Privatsekretär zu werden, variiert von Organisation zu Organisation, umfasst jedoch im Allgemeinen mindestens ein Abitur. Auch betriebswirtschaftliche Studiengänge könnten hilfreich sein. Eine angenehme Persönlichkeit und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten, werden erwartet, da diese Sekretärin während des gesamten Arbeitstages eine Reihe verschiedener Aufgaben ausführen muss.