Was macht ein Privatsekretär?
Ein Privatsekretär berichtet häufig an einen Unternehmensleiter oder ein Kleinunternehmer. Dieser Sonderassistent kann Routineaufgaben wie die Beantwortung von Telefonanrufen, das Öffnen der E -Mail und das Festlegen von Terminen ausführen. Bei der Aufgabe könnte auch Besprechungen teilnehmen, Notizen machen und die Minuten dieser Sitzungen eintippen. Wenn ein Manager reisen muss, ist der Sekretär möglicherweise dafür verantwortlich, Flug- und Hotelreservierungen vorzunehmen oder Mittel für die Kosten zu genehmigen. Dieser Arbeiter wird auch verwendet, um den Manager von übermäßigen Unterbrechungen sowohl persönlich als auch telefonisch zu verhindern. Aus diesem Grund sorgt ein Sekretär häufig auf Telefonanrufe und Besucher und macht Nachrichten für den Chef, anstatt Einzelpersonen zu erlauben, direkt mit dieser Person zu sprechen. Dies könnte die Abholung der Post und OP beinhaltenes geben. Briefe, die vom Chef persönlich behandelt werden müssen, konnten dann weitergegeben werden. In einigen Fällen hat der Sekretär Zugang zu E-Mail-Konten von Unternehmen und untersuchen diese auch. Dies ist so, dass der Sekretär sich die Sitzung Notizen machen und Fragen aufschreiben kann, die gestellt werden. Nach der Veranstaltung könnte der Sekretär dafür verantwortlich sein, das Protokoll zu tippen und an die Teilnehmer zu verteilen.
Ein Privatsekretär fungiert oft als eine Art persönlicher Assistent. Dies bedeutet manchmal, sich um Reisevorbereitungen für den Vorgesetzten zu kümmern. Der Assistent kann auch Termine für eine Führungskraft planen, um Geschäfte in Bezug auf diese Reise zu betreiben, z. B. ein Mietwagen oder die Trockenreinigung abzuholen.
In vielen Organisationen hat dieser Sonderassistent viel mit Abteilern zu tunTs Budget. Der Privatsekretär kann dafür verantwortlich sein, Vorschläge für neue Projekte einzureichen und Schätzungen für Arbeit oder Materialien zu erhalten. In einigen Fällen könnte dieser Arbeitnehmer für einen kleinen Geldfonds oder für den Einkauf von Bürovorräten verantwortlich sein.
Die Ausbildung, die erforderlich ist, um Privatsekretär zu werden, variiert von einer Organisation zur nächsten, beinhaltet jedoch im Allgemeinen mindestens ein Abitur. College -Kurse in Betriebswirtschaft könnten ebenfalls hilfreich sein. Eine angenehme Persönlichkeit und Fähigkeit, unter Druck gut zu arbeiten, wird erwartet, da dieser Sekretär während des gesamten Arbeitstages eine Reihe verschiedener Aufgaben ausführen kann.