Hva gjør en privat sekretær?
En privat sekretær rapporterer ofte til en bedriftsleder eller eier av små bedrifter. Denne spesielle assistenten kan utføre rutineoppgaver som å svare på telefonsamtaler, åpne posten og stille avtaler. Jobben kan også innebære å delta på møter, ta notater og skrive opp referatet fra disse øktene. Når en leder er pålagt å reise, kan sekretæren være ansvarlig for å foreta reservasjoner av flyselskaper og hotell eller få midler godkjent for utgifter.
Hovedhensikten med en privat sekretær er ofte å håndtere uhyggelige oppgaver som ellers vil ta mye av en utøvende tid. Denne arbeideren brukes også til å forhindre lederen fra overdreven avbrudd, både personlig og via telefon. Av denne grunn skjermen en sekretær ofte telefonsamtaler og besøkende, og tar meldinger til sjefen i stedet for å la enkeltpersoner snakke direkte med den personen.
En privat sekretær kan også vise skriftlig korrespondanse. Dette kan innebære å hente posten og åpne den. Brev som må håndteres av sjefen personlig, kan deretter sendes videre. I noen tilfeller kan sekretæren ha tilgang til bedrifts-e-postkontoer og vise dem også.
Når en ledende har et møte, vil en privat sekretær noen ganger delta. Dette er slik at sekretæren kan ta notater fra møtet og skrive ned spørsmål som stilles. Etter arrangementet kan sekretæren være ansvarlig for å skrive opp referatet og distribuere dem til de fremmøtte.
En privat sekretær fungerer ofte som en slags personlig assistent. Noen ganger betyr dette å ta vare på reisearrangementene for veilederen. Assistenten kan også planlegge avtaler for en utøvende leder for å drive virksomhet relatert til denne reisen, for eksempel hente en leiebil eller droppe renseri.
I mange organisasjoner har denne spesielle assistenten mye å gjøre med en avdelings budsjett. Privatsekretæren kan være ansvarlig for å sende inn forslag til nye prosjekter og få anslag for arbeidskraft eller materiale. I noen tilfeller kan denne arbeideren ha ansvaret for et småkasse eller kjøpe kontorrekvisita.
Mengden utdanning som trengs for å bli privat sekretær varierer fra organisasjon til organisasjon, men innebærer vanligvis minst et videregående vitnemål. Høgskolekurs i bedriftsadministrasjon kan også være nyttig. Det forventes en hyggelig personlighet og evne til å jobbe godt under press, ettersom denne sekretæren kan være pålagt å utføre en rekke forskjellige oppgaver gjennom arbeidsdagen.