Hvad gør en privat sekretær?
En privat sekretær rapporterer ofte til en virksomhedsledelse eller ejer af en lille virksomhed. Denne specielle assistent udfører muligvis rutinemæssige opgaver, såsom besvarelse af telefonopkald, åbning af mailen og indstilling af aftaler. Jobbet kan også involvere deltagelse i møder, notater og skrivning af referaterne fra disse sessioner. Når en manager skal rejse, kan sekretæren være ansvarlig for at foretage fly- og hotelreservationer eller få midler godkendt til udgifter.
Hovedformålet med en privat sekretær er ofte at håndtere dagligdags opgaver, der ellers ville tage meget af en udøvelses tid. Denne arbejdstager bruges også til at forhindre manageren fra overdrevne afbrydelser, både personligt og telefonisk. Af denne grund screener en sekretær ofte telefonopkald og besøgende og tager beskeder til chefen i stedet for at lade enkeltpersoner tale direkte med denne person.
En privat sekretær screener muligvis også skriftlig korrespondance. Dette kan omfatte afhentning af mailen og åbning af den. Brev, der personligt skal håndteres af chefen, kan derefter overføres. I nogle tilfælde har sekretæren muligvis adgang til virksomhedens e-mail-konti og screener dem også.
Når en direktør afholder et møde, deltager nogle gange en privat sekretær. Dette er, så sekretæren kan notere mødet og skrive ned de stillede spørgsmål. Efter begivenheden kan sekretæren muligvis være ansvarlig for at skrive protokollen og distribuere dem til de deltagende.
En privat sekretær fungerer ofte som en slags personlig assistent. Dette betyder undertiden at tage sig af rejsearrangementer for vejlederen. Assistenten kunne også planlægge aftaler for en direktør med henblik på at udføre forretninger i forbindelse med denne rejse, for eksempel at hente en lejebil eller droppe tørrensning.
I mange organisationer har denne specielle assistent meget at gøre med en afdelings budget. Den private sekretær kan være ansvarlig for at indsende forslag til nye projekter og få estimater for arbejdskraft eller materiale. I nogle tilfælde kunne denne arbejdstager være ansvarlig for en lille kontant fond eller handle kontorforsyninger.
Mængden af uddannelse, der er nødvendig for at blive privat sekretær, varierer fra en organisation til den næste, men involverer generelt mindst et gymnasiumseksamen. College-kurser i erhvervsadministration kan også være nyttige. Der forventes en behagelig personlighed og evne til at arbejde godt under pres, da denne sekretær kan være påkrævet at udføre en række forskellige opgaver i løbet af arbejdsdagen.