¿Qué hace un secretario/recepcionista?
Un secretario/recepcionista es un profesional calificado cuyas tareas de trabajo incluyen tareas administrativas y de servicio al cliente. Muchos trabajos secretario/recepcionista se enumeran simplemente bajo uno u otro título de trabajo, incluso si incluyen las responsabilidades laborales de ambas categorías. Un profesional en este campo generalmente tiene una variedad de habilidades, que incluyen alfabetización informática, habilidades de gestión del cliente y habilidades organizativas.
La parte secretaria de un trabajo secretario/recepcionista a menudo se centra en la gestión de la organización y la oficina. Los secretarios a menudo mantienen los archivos de una empresa, y pueden estar a cargo de la entrada de datos y el mantenimiento del archivo. Los secretarios también son frecuentemente responsables de todo el papeleo diario normal en una empresa, y pueden pasar mucho tiempo administrando informes, envío de documentos y notas entre oficinas. Dependiendo del tipo de industria, un secretario también puede estar a cargo de la facturación de los clientes y algunas tareas de contabilidad.
Deberes recepcionistas requeridos en un secretoEl trabajo ary/recepcionista generalmente implica trabajar con los clientes y clientes del negocio. Los recepcionistas generalmente sirven como saludadores, y pueden ser la primera persona que los clientes se encuentran cuando entran por la puerta. Es necesario servir en esta capacidad, excelentes habilidades de comunicación y servicio al cliente, ya que una recepcionista puede establecer el tono para la interacción de un cliente con el negocio. Las habilidades de recepcionista también pueden incluir tareas telefónicas, programación y cuidado de VIP de oficina o cliente.
Un trabajo secretario/recepcionista puede incluir todas las tareas anteriores, además de muchas más específicas para cada trabajo individual. En muchas compañías, el secretario/recepcionistas deberá aprender un software especializado utilizado para manejar la facturación, el papeleo de la oficina y el almacenamiento de datos para la empresa. Se espera que muchos profesionales en este tipo de trabajo aprendan la terminología de la industria, para que puedan ayudar mejor a los clientes y explicar problemas.a otro personal. Dado que el servicio como un conducto central para casi todas las operaciones comerciales, los secretarios/recepcionistas se encargan con frecuencia de los servicios de los empleados y las campañas de moral, y pueden estar a cargo de crear eventos de oficina y supervisar boletines de la compañía.
Hay varias habilidades básicas que pueden ser de gran ayuda para cualquier persona en un trabajo secretario/recepcionista. La alfabetización informática, incluido el conocimiento de todos los sistemas operativos comunes, gráficos básicos y programas de hojas de cálculo, e investigación en Internet, se requiere casi universalmente en estos trabajos. La alta velocidad de mecanografía y la caligrafía legible también son habilidades importantes. Las buenas habilidades de organización pueden ser clave para el rendimiento óptimo en esta capacidad, ya que pueden reducir la posibilidad de confusión y falta de comunicación en el lugar de trabajo. Finalmente, una actitud agradable y un comportamiento profesional puede ayudar a un secretario/recepcionista a mantenerse en buenos términos con compañeros de empleados y ayudar a la compañía a construir una excelente reputación.