Co robi sekretarz / recepcjonista?
Sekretarka / recepcjonistka to wykwalifikowany profesjonalista, którego obowiązki obejmują zarówno zadania administracyjne, jak i obsługę klienta. Wiele prac sekretarek / recepcjonistek jest wymienionych po prostu pod jednym lub drugim tytułem pracy, nawet jeśli obejmują obowiązki związane z pracą w obu kategoriach. Specjalista w tej dziedzinie zwykle ma różnorodne umiejętności, w tym umiejętności obsługi komputera, umiejętności zarządzania klientami i umiejętności organizacyjne.
Część sekretarska pracy sekretarki / recepcjonistki często koncentruje się na organizacji i zarządzaniu biurem. Sekretarze często przechowują pliki firmy i mogą być odpowiedzialni za wprowadzanie danych i utrzymanie archiwów. Sekretarze są również często odpowiedzialni za wszystkie normalne codzienne formalności związane z dokumentami w firmie i mogą spędzać dużo czasu na zarządzaniu raportami, dokumentami wysyłkowymi i notatkami między biurami. W zależności od rodzaju branży sekretariat może być również odpowiedzialny za fakturowanie klientów i niektóre obowiązki księgowe.
Obowiązki recepcjonistki wymagane w pracy sekretarki / recepcjonistki zazwyczaj obejmują współpracę z klientami i klientami firmy. Recepcjoniści zwykle służą jako pozdrowienia i mogą być pierwszymi osobami, które klienci spotykają, gdy wchodzą do drzwi. Aby pełnić tę funkcję, niezbędne są doskonałe umiejętności komunikacji i obsługi klienta, ponieważ recepcjonista może nadać ton interakcji klienta z biznesem. Umiejętności recepcjonistki mogą również obejmować obowiązki telefoniczne, planowanie i opiekę nad VIP-em biurowymi lub klientami.
Praca sekretarki / recepcjonistki może obejmować wszystkie powyższe zadania, a także wiele bardziej specyficznych dla każdej pracy. W wielu firmach sekretarka / recepcjonistka będzie musiała nauczyć się specjalistycznego oprogramowania używanego do obsługi fakturowania, dokumentów biurowych i przechowywania danych dla firmy. Oczekuje się, że wielu specjalistów w tego rodzaju pracy pozna terminologię branży, aby mogli lepiej pomagać klientom i wyjaśniać problemy innym pracownikom. Ponieważ służą one jako centralny kanał dla prawie wszystkich operacji biznesowych, sekretarka / recepcjoniści są często odpowiedzialni za obsługę pracowników i kampanie moralne, i mogą być odpowiedzialni za tworzenie wydarzeń biurowych i nadzorowanie biuletynów firmowych.
Istnieje kilka podstawowych umiejętności, które mogą być bardzo pomocne dla każdego, kto pracuje jako sekretarka / recepcjonistka. Znajomość obsługi komputera, w tym znajomość wszystkich popularnych systemów operacyjnych, podstawowych programów graficznych i arkuszy kalkulacyjnych oraz badań w Internecie, jest prawie powszechnie wymagana w tych pracach. Ważna jest także duża szybkość pisania i czytelność pisma. Dobre umiejętności organizacyjne mogą być kluczem do optymalnej wydajności w tym zakresie, ponieważ mogą zmniejszyć ryzyko nieporozumień i nieporozumień w miejscu pracy. Wreszcie, przyjemne podejście i profesjonalne podejście może pomóc sekretarce / recepcjonistce utrzymać dobre stosunki z innymi pracownikami i pomóc firmie zbudować doskonałą reputację.