Hva gjør en sekretær / resepsjonist?
En sekretær / resepsjonist er en dyktig profesjonell hvis arbeidsoppgaver inkluderer både administrative og kundeserviceoppgaver. Mange sekretær- / resepsjonistjobber er oppført rett og slett under den ene eller den andre stillingen, selv om de inkluderer stillingsansvaret fra begge kategorier. En profesjonell innen dette feltet har vanligvis en rekke ferdigheter, inkludert datakunnskaper, evner for kundeadministrasjon og organisasjonsevne.
Sekretærdelen av en sekretær- / resepsjonistjobb er ofte fokusert på organisering og kontorledelse. Sekretærer ofte opprettholder en virksomhets filer, og kan ha ansvar for datainnføring og arkivvedlikehold. Sekretærer er også ofte ansvarlige for alle normale daglige papirer i et selskap, og kan bruke mye tid på å administrere rapporter, frakte papirer og notater på kontoret. Avhengig av bransjetype kan en sekretær også ha ansvaret for kundefakturering og noen regnskapsoppgaver.
Resepsjonistoppgaver som kreves i en sekretær- / resepsjonistjobb innebærer generelt å jobbe med kundene og kundene til virksomheten. Resepsjonistene fungerer vanligvis som hilsener, og kan være den første personen klienter møter når de kommer inn døra. Servering i denne kapasiteten er utmerkede kommunikasjons- og kundeserviceferdigheter nødvendig, ettersom resepsjonist kan sette tonen for en klients interaksjon med virksomheten. Resepsjonistens ferdigheter kan også omfatte telefonoppgaver, planlegging og pleie av kontor- eller klient-VIP-er.
En sekretær / resepsjonistjobb kan inneholde alle oppgavene ovenfor, pluss mange mer spesifikke for hver enkelt jobb. I mange selskaper vil sekretær / resepsjonister måtte lære spesialisert programvare som brukes til å håndtere fakturering, kontorarbeid og datalagring for selskapet. Det forventes at mange fagfolk i denne typen jobber lærer terminologien i bransjen, slik at de bedre kan hjelpe kunder og forklare problemer for annet personell. Siden tjenesten er en sentral rørledning for nesten all forretningsdrift, blir sekretær / resepsjonister ofte ansvarlig for ansattes tjenester og moralskampanjer, og kan ha ansvaret for å lage kontorarrangementer og føre tilsyn med selskapets nyhetsbrev.
Det er flere grunnleggende ferdigheter som kan være til god hjelp for alle som jobber i en sekretær / resepsjonist. Datakunnskaper, inkludert kunnskap om alle vanlige operativsystemer, grunnleggende grafikk- og regnearkprogrammer og Internett-forskning, er nesten universelt påkrevd i disse jobbene. Høy skrivehastighet og lesbar penmanship er også viktige ferdigheter. Gode organisasjonsevner kan være nøkkelen til optimal ytelse i denne kapasiteten, da de kan redusere sjansen for forvirring og feilkommunikasjon på arbeidsplassen. Til slutt kan en hyggelig holdning og profesjonell opptreden hjelpe en sekretær / resepsjonist å holde seg på gode vilkår med medarbeidere og hjelpe selskapet med å bygge et utmerket rykte.