Wat doet een secretaresse / receptioniste?
Een secretaresse / receptioniste is een bekwame professional wiens taken zowel administratieve als klantenservice omvatten. Veel secretaresse / receptioniste-functies worden eenvoudigweg onder de ene of de andere functie vermeld, ook al bevatten ze de taken uit beide categorieën. Een professional op dit gebied heeft meestal een verscheidenheid aan vaardigheden, waaronder computervaardigheden, vaardigheden voor klantbeheer en organisatorische vaardigheden.
Het secretariële gedeelte van een secretaresse- / receptionistenbaan is vaak gericht op organisatie- en kantoorbeheer. Secretaresses onderhouden vaak de bestanden van een bedrijf en zijn mogelijk verantwoordelijk voor gegevensinvoer en archiefonderhoud. Secretaresses zijn ook vaak verantwoordelijk voor al het normale dagelijkse papierwerk in een bedrijf, en kunnen veel tijd besteden aan het beheren van rapporten, verzendingspapier en memo's tussen kantoren. Afhankelijk van het type bedrijfstak, kan een secretaresse ook verantwoordelijk zijn voor klantfacturering en sommige boekhoudkundige taken.
Receptionist taken vereist in een secretaresse / receptioniste baan in het algemeen het werken met de klanten en klanten van het bedrijf. Receptionisten dienen meestal als begroeters en kunnen de eerste persoon zijn die klanten ontmoeten wanneer ze binnenkomen. Dienend in deze hoedanigheid zijn uitstekende communicatie- en klantenservice-vaardigheden noodzakelijk, aangezien een receptionist de toon kan zetten voor de interactie van een klant met het bedrijf. Receptioniste-vaardigheden kunnen ook telefoontaken, planning en zorg voor VIP's op kantoor of klanten omvatten.
Een secretaresse- / receptionistenbaan kan alle bovenstaande taken omvatten, plus nog veel meer specifiek voor elke individuele taak. In veel bedrijven zullen secretaresses / receptionisten gespecialiseerde software moeten leren die wordt gebruikt voor de afhandeling van facturering, kantoorpapier en gegevensopslag voor het bedrijf. Van veel professionals in dit soort taken wordt verwacht dat ze de terminologie van de branche leren kennen, zodat ze klanten beter kunnen helpen en problemen aan ander personeel kunnen uitleggen. Omdat het dient als een centrale leiding voor bijna alle bedrijfsactiviteiten, worden secretaresses / receptionisten vaak belast met de diensten van medewerkers en morele campagnes, en kunnen ze verantwoordelijk zijn voor het creëren van kantoorevenementen en het toezicht op bedrijfsnieuwsbrieven.
Er zijn verschillende basisvaardigheden die een grote hulp kunnen zijn voor iedereen in een secretaresse- / receptionistenbaan. Computervaardigheden, inclusief kennis van alle gangbare besturingssystemen, basisafbeeldingen en spreadsheetprogramma's en internetonderzoek, zijn bijna universeel vereist voor deze taken. Hoge typsnelheid en leesbaar handschrift zijn ook belangrijke vaardigheden. Goede organisatorische vaardigheden kunnen in deze hoedanigheid cruciaal zijn voor optimale prestaties, omdat ze de kans op verwarring en miscommunicatie op de werkplek kunnen verminderen. Ten slotte kan een prettige houding en professionele houding een secretaresse / receptioniste helpen op goede voet te blijven met zijn collega's en het bedrijf helpen een uitstekende reputatie op te bouwen.