Que fait un secrétaire / réceptionniste?
Un secrétaire / réceptionniste est un professionnel qualifié dont les tâches comprennent à la fois des tâches administratives et des tâches de service à la clientèle. De nombreux postes de secrétaire / réceptionniste figurent simplement sous l'un ou l'autre titre, même s'ils incluent les responsabilités des deux catégories. Un professionnel dans ce domaine possède généralement diverses compétences, notamment en informatique, en gestion de la clientèle et en organisation.
La partie secrétariat d'un poste de secrétaire / réceptionniste est souvent axée sur l'organisation et la gestion de bureau. Les secrétaires tiennent souvent les dossiers d'une entreprise et peuvent être chargés de la saisie des données et de la maintenance des archives. Les secrétaires sont également souvent responsables de tous les documents quotidiens d'une entreprise et peuvent passer beaucoup de temps à gérer des rapports, à expédier des documents et à gérer des mémos inter-bureaux. Selon le type d’industrie, une secrétaire peut également être chargée de la facturation des clients et de certaines tâches comptables.
Les fonctions de réceptionniste requises dans un emploi de secrétaire / réceptionniste impliquent généralement de travailler avec les clients et les clients de l'entreprise. Les réceptionnistes servent généralement de réceptionnistes et peuvent être la première personne que les clients rencontrent lorsqu'ils se présentent. À ce titre, d’excellentes compétences en communication et en service à la clientèle sont nécessaires, puisqu’une réceptionniste peut donner le ton à l’interaction du client avec l’entreprise. Les compétences de la réceptionniste peuvent également inclure des tâches téléphoniques, la planification et l’entretien du bureau ou des clients VIP.
Un poste de secrétaire / réceptionniste peut inclure toutes les tâches ci-dessus, ainsi que de nombreuses autres plus spécifiques à chaque travail. Dans de nombreuses entreprises, les secrétaires / réceptionnistes devront apprendre un logiciel spécialisé utilisé pour gérer la facturation, la paperasserie et le stockage des données pour l'entreprise. De nombreux professionnels dans ce type de travail sont censés apprendre la terminologie du secteur afin de pouvoir mieux assister les clients et expliquer les problèmes à d'autres membres du personnel. Dans la mesure où ils servent de relais central pour presque toutes les opérations commerciales, les secrétaires / réceptionnistes sont souvent chargés des services aux employés et des campagnes de promotion du moral. Ils peuvent également être chargés de la création d’événements de bureau et de la supervision des bulletins d’entreprise.
Plusieurs compétences de base peuvent être d'une grande aide pour quiconque occupant un poste de secrétaire / réceptionniste. La maîtrise de l'informatique, y compris la connaissance de tous les systèmes d'exploitation courants, des logiciels de base graphiques et tableurs, ainsi que de la recherche sur Internet, est presque universellement requise pour ces emplois. Une vitesse de frappe élevée et une écriture lisible sont également des compétences importantes. De bonnes compétences organisationnelles peuvent être la clé d'une performance optimale à ce titre, car elles peuvent réduire les risques de confusion et de problèmes de communication sur le lieu de travail. Enfin, une attitude agréable et un comportement professionnel peuvent aider une secrétaire / réceptionniste à rester en bons termes avec ses collègues et à aider la société à acquérir une excellente réputation.