Hvad gør en sekretær / receptionist?
En sekretær / receptionist er en dygtig professionel, hvis jobopgaver inkluderer både administrative og kundeservicesopgaver. Mange sekretær / receptionist job er anført blot under den ene eller den anden jobtitel, selvom de inkluderer jobansvar fra begge kategorier. En professionel inden for dette område har normalt en række færdigheder, herunder computerlæsning, kundestyringsevner og organisatoriske færdigheder.
Sekretariatsdelen af et sekretær / receptionist job er ofte fokuseret på organisation og kontorledelse. Sekretærer opretholder ofte en virksomheds filer og kan være ansvarlige for dataregistrering og arkivvedligeholdelse. Sekretærer er også ofte ansvarlige for alle normale daglige papirer i en virksomhed og bruger måske en masse tid på at administrere rapporter, forsendelse af papirarbejde og notater mellem kontorer. Afhængig af branche, kan en sekretær også være ansvarlig for kundefakturering og nogle regnskabsopgaver.
Receptionistopgaver, der kræves i et sekretær- / receptionistjob, involverer generelt arbejde med virksomhedens klienter og kunder. Receptionister tjener normalt som hilsner, og kan være den første person, klienter mødes, når de kommer ind døren. Serving i denne egenskab er fremragende kommunikations- og kundeservicefærdigheder nødvendige, da en receptionist kan sætte tonen for en klients interaktion med virksomheden. Receptionistfærdigheder kan også omfatte telefonopgaver, planlægning og pleje af kontor- eller klient-VIP'er.
Et sekretær / receptionistjob kan omfatte alle ovenstående opgaver plus mange mere specifikke for hvert enkelt job. I mange virksomheder bliver sekretær / receptionister nødt til at lære specialiseret software, der bruges til håndtering af fakturering, kontorarbejde og datalagring for virksomheden. Mange fagfolk i denne type job forventes at lære branchenes terminologi, så de bedre kan hjælpe kunder og forklare spørgsmål til andet personale. Da det fungerer som en central rørledning for næsten alle forretningsdrift, er sekretær / receptionister ofte ansvarlige for medarbejderes tjenester og moralskampagner, og kan være ansvarlige for at oprette kontorarrangementer og føre tilsyn med virksomhedsnyhedsbreve.
Der er flere grundlæggende færdigheder, der kan være til stor hjælp for alle i et sekretær / receptionist job. Computerfærdighed, inklusive viden om alle almindelige operativsystemer, grundlæggende grafik- og regnearksprogrammer og internet-forskning, er næsten universelt krævet i disse job. Høj skrivehastighed og læsbar penmanship er også vigtige færdigheder. Gode organisatoriske færdigheder kan være nøglen til optimal ydeevne i denne kapacitet, da de kan reducere chancen for forvirring og fejlkommunikation på arbejdspladsen. Endelig kan en behagelig holdning og professionel opførsel hjælpe en sekretær / receptionist med at blive på gode vilkår med medarbejderne og hjælpe virksomheden med at opbygge et fremragende ry.