秘書/受付係は何をしますか？

秘書/レセプショニストは、その職務が管理と顧客サービスの両方のタスクを含む熟練した専門家です。 多くの秘書/レセプショニストの仕事は、両方のカテゴリの職責を含んでいても、どちらか一方の役職に単純にリストされています。 この分野の専門家は通常、コンピューターリテラシー、顧客管理能力、組織スキルなど、さまざまなスキルを持っています。

秘書/受付の仕事の秘書の部分は、多くの場合、組織とオフィスの管理に焦点を当てています。 秘書は、多くの場合、ビジネスのファイルを保守し、データ入力とアーカイブの保守を担当する場合があります。 秘書はまた、会社の通常のすべての日常的な事務処理に頻繁に責任を負い、レポートの管理、事務処理の発送、オフィス内のメモの作成に多くの時間を費やす可能性があります。 業種によっては、秘書が顧客への請求といくつかの会計業務を担当する場合もあります。

秘書/受付係の仕事に必要な受付係の職務には、通常、ビジネスの顧客や顧客との協力が含まれます。 通常、受付係は挨拶をし、クライアントがドアに来たときに最初に会う人かもしれません。 この能力を発揮するには、優れたコミュニケーションとカスタマーサービスのスキルが必要です。受付係がクライアントとビジネスとのやり取りのトーンを設定できるからです。 受付スキルには、オフィスまたはクライアントVIPの電話業務、スケジューリング、およびケアも含まれます。

秘書/受付の仕事には、上記のすべてのタスクに加えて、個々の仕事に固有のより多くのタスクが含まれる場合があります。 多くの企業では、秘書/受付担当者は、会社の請求、オフィス事務処理、およびデータストレージの処理に使用される特殊なソフトウェアを学ぶ必要があります。 この種の仕事の多くの専門家は、業界の用語を学ぶことが期待されているため、顧客をよりよく支援し、他の人員に問題を説明することができます。 ほぼすべての事業運営の中心的な導管として機能するため、秘書/受付係は従業員サービスと士気キャンペーンを担当することが多く、オフィスイベントの作成と会社のニュースレターの監督を担当する場合があります。

秘書/レセプショニストの仕事に携わる人にとって大きな助けとなるいくつかの基本的なスキルがあります。 すべての一般的なオペレーティングシステム、基本的なグラフィックスおよびスプレッドシートプログラム、インターネット調査の知識を含むコンピューターリテラシーは、これらの仕事でほぼ普遍的に必要です。 高いタイピング速度と読みやすい習字も重要なスキルです。 優れた組織スキルは、職場での混乱やコミュニケーションの機会を減らすことができるため、この能力で最適なパフォーマンスを発揮するための鍵となります。 最後に、気持ちの良い態度と専門的な態度は、秘書/受付係が仲間の従業員と良好な関係を保ち、会社が優れた評判を築くのを助けることができます。