Was macht ein Sekretär / Rezeptionist?
Eine Sekretärin / Rezeptionistin ist eine ausgebildete Fachkraft, deren Aufgaben sowohl administrative als auch Kundendienstaufgaben umfassen. Viele Sekretariats- / Rezeptionistenjobs werden einfach unter der einen oder anderen Berufsbezeichnung aufgeführt, auch wenn sie die Zuständigkeiten beider Kategorien enthalten. Ein Fachmann auf diesem Gebiet verfügt normalerweise über eine Vielzahl von Fähigkeiten, einschließlich Computerkenntnissen, Kundenmanagementfähigkeiten und organisatorischen Fähigkeiten.
Der Sekretariatsteil eines Sekretariats- / Empfangsberufs konzentriert sich häufig auf die Organisation und das Büromanagement. Sekretäre verwalten häufig die Dateien eines Unternehmens und sind möglicherweise für die Dateneingabe und Archivierung zuständig. Sekretäre sind außerdem häufig für alle normalen täglichen Schreibarbeiten in einem Unternehmen verantwortlich und verbringen unter Umständen viel Zeit mit der Verwaltung von Berichten, Versandpapieren und Mitteilungen zwischen den Büros. Abhängig von der Art der Branche kann ein Sekretär auch für die Kundenabrechnung und einige Buchhaltungsaufgaben zuständig sein.
Die für eine Sekretär- / Empfangsmitarbeiter-Tätigkeit erforderlichen Aufgaben an der Rezeption umfassen im Allgemeinen die Zusammenarbeit mit den Kunden und Kunden des Unternehmens. Rezeptionisten dienen in der Regel als Begrüßer und sind möglicherweise die ersten Personen, die Kunden treffen, wenn sie an die Tür kommen. In dieser Funktion sind ausgezeichnete Kommunikations- und Kundendienstfähigkeiten erforderlich, da eine Empfangsdame den Ton für die Interaktion eines Kunden mit dem Unternehmen festlegen kann. Zu den Fähigkeiten als Empfangsmitarbeiter können auch Telefonpflichten, Terminplanung und die Betreuung von VIPs im Büro oder beim Kunden gehören.
Ein Sekretär / Empfangsmitarbeiter-Job kann alle oben genannten Aufgaben beinhalten, sowie viele weitere, die für jeden einzelnen Job spezifisch sind. In vielen Unternehmen müssen Sekretäre / Empfangsmitarbeiter spezielle Software erlernen, die für die Abwicklung der Rechnungsstellung, der Bürounterlagen und der Datenspeicherung im Unternehmen verwendet wird. Von vielen Fachleuten dieser Art wird erwartet, dass sie die Terminologie der Branche kennen, um Kunden besser unterstützen und anderen Mitarbeitern Probleme erklären zu können. Da sie als zentraler Kanal für fast alle Geschäftsvorgänge dienen, sind Sekretäre / Empfangsmitarbeiter häufig für die Mitarbeiterdienste und Moralkampagnen zuständig und können für die Erstellung von Büroereignissen und die Überwachung von Unternehmensnewslettern zuständig sein.
Es gibt verschiedene Grundfertigkeiten, die für jeden, der eine Sekretärin / Rezeptionistin ist, eine große Hilfe sein können. Computerkenntnisse, einschließlich Kenntnisse aller gängigen Betriebssysteme, grundlegender Grafik- und Tabellenkalkulationsprogramme sowie Internetrecherchen, sind in diesen Berufen fast überall erforderlich. Hohe Schreibgeschwindigkeit und lesbare Schrift sind ebenfalls wichtige Fähigkeiten. Gute organisatorische Fähigkeiten können der Schlüssel zu einer optimalen Leistung in dieser Funktion sein, da sie die Gefahr von Verwirrung und Missverständnissen am Arbeitsplatz verringern können. Eine angenehme Einstellung und ein professionelles Auftreten können schließlich dazu beitragen, dass eine Sekretärin / Rezeptionistin gute Beziehungen zu Kollegen unterhält und dass das Unternehmen einen hervorragenden Ruf aufbaut.