Vad gör en sekreterare / receptionist?
En sekreterare / receptionist är en skicklig professionell vars jobb har både administrativa och kundserviceappgifter. Många sekreterare / receptionistjobb listas helt enkelt under den ena eller den andra jobbtiteln, även om de innehåller jobbansvaret från båda kategorierna. En professionell inom detta område har vanligtvis en mängd olika färdigheter, inklusive datorkunskap, kundhanteringsförmåga och organisatoriska färdigheter.
Sekretariatsdelen av en sekreterare / receptionistjobb är ofta inriktad på organisation och kontorsledning. Sekreterare underhåller ofta ett företags filer och kan vara ansvariga för datainmatning och arkivunderhåll. Sekreterare är också ofta ansvariga för alla normala dagliga pappersarbeten i ett företag och kan spendera mycket tid på att hantera rapporter, frakta pappersarbete och kontorsminnen. Beroende på branschtyp kan en sekreterare också ansvara för kundfakturering och vissa redovisningsuppgifter.
Receptionistuppgifter som krävs i en sekreterare / receptionistjobb innebär i allmänhet att arbeta med företagets kunder och kunder. Mottagare tjänar vanligtvis som hälsningar och kan vara den första personen klienter möter när de kommer in dörren. Tjänst i denna kapacitet är utmärkta kommunikations- och kundservicefärdigheter nödvändiga, eftersom en receptionist kan ställa in tonen för en klients interaktion med verksamheten. Mottagarens färdigheter kan också omfatta telefonavgifter, schemaläggning och vård av kontor eller klient-VIP.
Ett sekreterare / receptionistjobb kan innehålla alla ovanstående uppgifter, plus många mer specifika för varje enskilt jobb. I många företag kommer sekreterare / receptionister att behöva lära sig specialiserad programvara som används för hantering av fakturering, kontorspapper och datalagring för företaget. Många yrkesverksamma i denna typ av jobb förväntas lära sig branschens terminologi, så att de bättre kan hjälpa kunder och förklara frågor till annan personal. Eftersom tjänsten fungerar som en central ledning för nästan all affärsverksamhet, är sekreterare / receptionister ofta ansvariga för anställdstjänster och moralkampanjer, och kan vara ansvariga för att skapa kontorsevenemang och övervaka företagets nyhetsbrev.
Det finns flera grundläggande färdigheter som kan vara till stor hjälp för alla i en sekreterare / receptionist jobb. Datorkunskap, inklusive kunskap om alla vanliga operativsystem, grundläggande grafik- och kalkylprogram och internetforskning, krävs nästan universellt i dessa jobb. Hög skrivhastighet och läsbar penmanship är också viktiga färdigheter. Bra organisatoriska färdigheter kan vara nyckeln till optimal prestanda i denna kapacitet, eftersom de kan minska risken för förvirring och felkommunikation på arbetsplatsen. Slutligen kan en trevlig attityd och professionell uppfattning hjälpa en sekreterare / receptionist att hålla sig på goda villkor med medarbetare och hjälpa företaget att bygga ett utmärkt rykte.