Co dělá sekretářka / recepční?
Sekretářka / recepční je kvalifikovaný odborník, jehož pracovní povinnosti zahrnují jak administrativní, tak zákaznické služby. Mnoho sekretářských / recepčních pracovních míst je uvedeno jednoduše pod jedním nebo druhým pracovním názvem, i když zahrnují pracovní povinnosti z obou kategorií. Odborník v této oblasti má obvykle řadu dovedností, včetně počítačové gramotnosti, schopností řízení zákazníků a organizačních dovedností.
Sekretářská část práce sekretářky / recepční je často zaměřena na správu organizace a kanceláře. Sekretáři často spravují obchodní soubory a mohou mít na starosti zadávání dat a archivaci. Sekretáři jsou také často zodpovědní za veškerou běžnou každodenní papírování ve společnosti a mohou trávit spoustu času správou zpráv, papírováním a mezipodnikovými poznámkami. V závislosti na typu odvětví může být tajemník odpovědný za fakturaci zákazníků a některé účetní povinnosti.
Recepční povinnosti požadované v práci sekretářky / recepční obvykle zahrnují práci s klienty a zákazníky podniku. Recepční obvykle slouží jako pozdravitelé a mohou být první osobou, kterou se klienti setkají, když vstoupí do dveří. Slouží v této kapacitě, jsou nezbytné vynikající komunikační a zákaznické dovednosti, protože recepční může nastavit tón pro interakci klienta s obchodem. Recepční dovednosti mohou také zahrnovat telefonické povinnosti, plánování a péči o VIP nebo kancelářské nebo klientské VIP.
Sekretářská / recepční práce může zahrnovat všechny výše uvedené úkoly plus mnoho konkrétnějších pro každou jednotlivou práci. V mnoha společnostech se bude muset sekretářka / recepční naučit specializovaný software používaný pro manipulaci s fakturací, kancelářskou dokumentací a ukládáním dat pro společnost. Očekává se, že mnoho odborníků v tomto typu práce se naučí terminologii tohoto odvětví, aby mohli lépe pomáhat zákazníkům a vysvětlovat problémy ostatním zaměstnancům. Vzhledem k tomu, že slouží jako centrální vedení téměř pro všechny obchodní operace, jsou sekretáři / recepční často pověřeni zaměstnanci služeb a morálními kampaněmi a mohou mít na starosti vytváření kancelářských akcí a dohled nad firemními zpravodaji.
Existuje několik základních dovedností, které mohou být velkým pomocníkem pro každého v práci sekretářky / recepční. Počítačová gramotnost, včetně znalostí všech běžných operačních systémů, základních grafických a tabulkových programů a internetového výzkumu, je v těchto úlohách téměř všeobecně nutná. Vysoká rychlost psaní a čitelné chování jsou také důležité dovednosti. Dobré organizační schopnosti mohou být klíčem k optimálnímu výkonu této kapacity, protože mohou snížit šanci na zmatek a nedorozumění na pracovišti. Konečně, příjemný přístup a profesionální chování mohou pomoci sekretářce / recepčnímu pobytu v dobrých podmínkách s kolegy zaměstnanci a pomoci společnosti vybudovat vynikající pověst.