¿Qué hace un aprendiz de contabilidad?
Los aprendizajes ayudan a los contadores recién capacitados a adquirir una valiosa experiencia en el lugar de trabajo. Como aprendiz de contabilidad, los empleados realizan muchas de las mismas tareas que los contadores totalmente calificados, aunque estos aprendices generalmente trabajan bajo estrecha supervisión. Un aprendiz de contabilidad puede ayudar con la auditoría y el presupuesto, o ayudar a mantener los libros contables de una empresa. Esto generalmente implica el uso de un software de contabilidad especial, aunque algunas empresas aún pueden usar libros de contabilidad. Los aprendices también pagan facturas, manejan la nómina y ayudan a la administración con tareas básicas de secretaría.
Un nuevo aprendiz de contabilidad generalmente comienza realizando tareas básicas de oficina, incluyendo contestar el teléfono, responder correos electrónicos y atender faxes y correos. Estos empleados también mantienen archivos de la compañía, hacen copias y pueden actuar como recepcionistas. Un aprendiz puede incluso ser responsable de tareas como preparar café, pedir almuerzo para otro personal y comprar nuevos suministros de oficina según sea necesario. Este tipo de responsabilidades les permite a los aprendices familiarizarse con la empresa y sus operaciones antes de sumergirse en tareas más complejas.
A medida que el aprendiz de contabilidad gana experiencia, puede pasar a un trabajo más elaborado, como mantener los libros de contabilidad de la empresa. Esto implica ingresar cada transacción financiera que la compañía realiza en un programa especial de software de contabilidad. El aprendiz registra las cuentas por cobrar y por pagar, e ingresa nueva información sobre proveedores, empleados y cuentas. También puede usar estos programas para imprimir informes que permitan al personal de contabilidad analizar la salud financiera de la compañía.
Además de registrar este tipo de información en la computadora, un aprendiz de contabilidad también puede interactuar con acreedores, clientes y otros empleados dentro de la empresa. Realiza verificaciones de crédito para ayudar a los nuevos clientes a abrir una cuenta, se asegura de que las facturas se paguen a tiempo y lleva los cheques y otros pagos al banco. Un aprendiz de contabilidad puede incluso ser responsable de manejar la nómina de la empresa, incluido el envío de impuestos y otros pagos a la agencia correspondiente. También se les puede pedir a estos empleados que llamen a los clientes con respecto a facturas vencidas o que remitan a estos clientes morosos a las agencias de cobro.
Después de que un aprendiz de contabilidad haya pasado algún tiempo con la empresa y haya aprendido mucho sobre operaciones y procedimientos, es posible que se le solicite que ayude con tareas complejas como la auditoría. Esto incluye auditorías internas, donde la compañía concilia sus propios registros y auditorías externas para impuestos u otros fines. El proceso de auditoría implica hacer coincidir cada una de las cuentas por pagar y por cobrar con la documentación de soporte adecuada, incluidas las órdenes de compra, los contratos y las estimaciones de costos.