¿Qué hace un oficial administrativo?
El trabajo principal de cualquier funcionario administrativo es administrar el papeleo y las tareas de personal necesarias para asegurarse de que el negocio diario funcione sin problemas. Este tipo de profesionales generalmente son de alto rango y generalmente tienen responsabilidades de liderazgo además de su trabajo de escritorio. La mayoría de las corporaciones y entidades gubernamentales emplean a este tipo de personas para ayudar a garantizar que las operaciones internas y las funciones comerciales se realicen como deberían. En casi todos los contextos, el trabajo involucra cuatro funciones principales: comunicación, coordinación, tareas administrativas diarias y planificación a largo plazo.
Rol en las corporaciones
Muchos de los funcionarios administrativos más conocidos trabajan en empresas. En las grandes empresas, a menudo hay una división completa dedicada a los asuntos administrativos, y el oficial sirve como su jefe. Las organizaciones más pequeñas generalmente contratan a este tipo de profesionales para trabajar junto a otros líderes de una manera mucho más práctica. En cualquier caso, el trabajo se centra en la gestión. El oficial administrativo está a cargo de supervisar los procesos y el personal para asegurarse de que la empresa pueda cumplir con ciertos objetivos definidos. Esto puede involucrar todo, desde asignar proyectos hasta escribir informes y analizar números de salida. Gran parte del trabajo es "interno", lo que significa que se basa en informes y presentaciones en papel.
Posiciones gubernamentales
La mayoría de los gobiernos también necesitan funcionarios administrativos, aunque el mundo de estos profesionales tiende a ser algo diferente. En lugar de ayudar a una empresa a alcanzar sus propios objetivos, el trabajo de esta persona es ayudar a transmitir al público cómo están los líderes elegidos o nombrados. Él o ella también puede trabajar directamente con esos líderes para asegurarse de que se mantengan en el camino. El trabajo todavía está muy centrado en el papel e implica una gran cantidad de redacción de informes y procesamiento de números. La principal diferencia es la audiencia prevista y el objetivo general.
Comunicación
Los funcionarios administrativos de las empresas y oficinas gubernamentales generalmente tienen que centrarse mucho en la comunicación. Estos profesionales generalmente están conectados tanto con la alta gerencia como con el personal de primera línea y, en cierta medida, están a cargo de llevar y recibir mensajes entre estos dos grupos. Toda comunicación debe ser clara, concisa y tener un tono profesional. La capacidad de determinar qué información compartir y el mejor método para comunicarse suele ser muy importante.
Coordinación de actividades del equipo
La mayoría de los funcionarios administrativos también centrarán gran parte de su atención en reunir a diferentes grupos de personas, ya sea para producir informes específicos o para obtener cierta información sobre cómo van las cosas. Los tipos de actividades y equipos que deben coordinarse dependen de la industria, la función comercial y las prácticas comerciales generales. Por ejemplo, en una empresa de servicios, los oficiales pueden necesitar coordinar ubicaciones de técnicos, sitios de trabajo y entregas de productos. En una práctica médica, el trabajo puede girar en torno a la racionalización del flujo de información entre pacientes, representantes de ventas, consultores y los profesionales médicos que constituyen el núcleo de la práctica.
Tareas administrativas diarias
Casi todas las organizaciones también tienen muchas tareas más pequeñas que pueden parecer mundanas pero que deben completarse para que las empresas funcionen como de costumbre. Mucho de esto está relacionado con el papeleo, y la mayor parte corresponde a la descripción principal del trabajo del oficial administrativo. Esto incluye pagar facturas, emitir facturas a clientes, procesar pagos recibidos y crear nóminas para el personal. Las remesas al gobierno y otras agencias también deben enviarse con la documentación de respaldo correcta.
En pequeñas empresas o agencias, el oficial administrativo a menudo está a cargo de estas tareas él mismo. Los ejecutivos de mayor poder no suelen realizar este tipo de tareas personalmente, prefieren delegarlas en un personal más junior, pero generalmente son responsables de asegurarse de que se realicen correctamente y a tiempo. Cuando una empresa tiene un problema de facturación o se atrasa en los pagos importantes, el funcionario administrativo suele ser una de las primeras personas culpables.
Rol de planificación
El trabajo del oficial administrativo generalmente lo coloca en el centro de todas las actividades comerciales, lo que brinda una perspectiva interesante de cómo funcionan y operan muchas cosas diferentes. Las empresas y los gobiernos pueden buscar formas de aprovechar este tipo de enfoque de "ver todo" en lo que respecta a la planificación de toda la organización. Esto puede ser tan simple como establecer objetivos razonables para el próximo trimestre o ayudar a elaborar un enfoque estratégico para una campaña. Un oficial administrativo puede ser acusado de encontrar un espacio más grande para la organización, planificar la mudanza y diseñar el espacio de trabajo, por ejemplo, o puede encargarse de averiguar qué necesitan los ciudadanos cuando se trata de algo específico como la desgravación fiscal, y luego buscar diferentes soluciones y posibles soluciones.
Conseguir el trabajo
No hay una lista única de lo que se necesita para convertirse en un oficial administrativo, en parte debido a la cantidad de oportunidades diferentes que hay. Los requisitos para el liderazgo en una gran corporación son realmente diferentes de los de una pequeña oficina gubernamental o local sin fines de lucro. La mayoría de los candidatos han completado un programa de capacitación postsecundaria en administración o administración de empresas, lo que demuestra su habilidad cuando se trata de operaciones internas y coordinación de personal. Sin embargo, más allá de la educación básica, queda mucho en manos de cada empresa.
Muchos empleadores están más interesados en la experiencia laboral relacionada que en las credenciales académicas. La experiencia en la resolución de problemas, la gestión de conflictos y el uso de sistemas informáticos es muy importante. La capacidad de manejar la presión, trabajar con limitaciones de tiempo y lidiar con prioridades en conflicto también puede ser muy útil. En la mayoría de los casos, una revisión cuidadosa de una descripción de trabajo en particular es la mejor manera para que los candidatos descubran lo que realmente requerirá una oportunidad específica.
Evitar la confusión con los administradores de Office
El título de trabajo de "oficial administrativo" a veces puede ser fácil de confundir con los trabajos de "administrador de oficina" y "asistente de oficina administrativa" que suenan de manera similar, aunque los dos son generalmente bastante diferentes. Un administrador de oficina o asistente de oficina es básicamente una secretaria o miembro del personal de apoyo que desempeña un papel muy secundario en la presentación, contestación de teléfonos y otros trabajos administrativos de bajo nivel. Los oficiales son a menudo ejecutivos que tienen mucha capacitación y experiencia y funcionan más como líderes que como seguidores. Ambos tipos de trabajos implican la gestión de diferentes tareas en papel, solo en niveles muy diferentes.