¿Qué hace un oficial administrativo?
El trabajo principal de cualquier funcionario administrativo es administrar las tareas de papeleo y personal necesarias para asegurarse de que ese negocio diario funcione sin problemas. Este tipo de profesionales generalmente son algo de alto rango y generalmente tienen responsabilidades de liderazgo además de su trabajo de escritorio. La mayoría de las corporaciones y entidades gubernamentales emplean este tipo de personas para ayudar a asegurarse de que las operaciones internas y las funciones comerciales estén sucediendo como deberían. En casi todos los contextos, el trabajo implica cuatro funciones principales: comunicación, coordinación, tareas administrativas diarias y planificación a largo plazo.
en las corporaciones
Muchos de los funcionarios administrativos más conocidos trabajan en empresas. En grandes empresas, a menudo hay una división completa dedicada a los asuntos administrativos, y el oficial sirve como su cabeza. Las organizaciones más pequeñas suelen contratar este tipo de profesional para trabajar junto con otros líderes de una manera mucho más práctica. En cualquier caso, el trabajo Centra en gestión. El Oficial Administrativo está a cargo de supervisar los procesos y el personal para asegurarse de que la compañía pueda cumplir ciertos objetivos definidos. Esto puede implicar todo, desde la asignación de proyectos hasta escribir informes y analizar los números de salida. Gran parte del trabajo es "interno", lo que significa que se basa en la presentación de informes y la presentación en papel.
Posiciones gubernamentales
La mayoría de los gobiernos también necesitan funcionarios administrativos, aunque el mundo de estos profesionales tiende a ser algo diferente. En lugar de ayudar a una empresa a cumplir con sus propios objetivos, el trabajo de esta persona es ayudar a transmitir al público cómo están los líderes elegidos o designados. Él o ella también puede trabajar directamente con esos líderes para asegurarse de que se mantengan en el camino. El trabajo sigue siendo muy centrado en el papel e implica mucha escritura de informes y crujidos de números. La principal diferencia es la audiencia prevista y TEl objetivo general.
comunicación
Los funcionarios administrativos tanto en las empresas como en las oficinas gubernamentales generalmente tienen que centrarse mucho en la comunicación. Estos profesionales generalmente están conectados tanto a la alta gerencia como al personal de primera línea, y hasta cierto punto están a cargo de traer mensajes de un lado a otro entre estos dos grupos. Toda la comunicación generalmente debe ser clara, concisa y tener un tono profesional. La capacidad de determinar qué información compartir y el mejor método para comunicarse suele ser muy importante.
Coordinar actividades del equipo
La mayoría de los funcionarios administrativos también centrarán mucha atención en reunir a diferentes grupos de personas, ya sea para producir informes específicos o obtener cierta información sobre cómo van las cosas. Los tipos de actividades y equipos que deben coordinarse dependen de la industria, la función comercial y las prácticas comerciales generales. Por ejemplo, en una empresa de servicios, los oficiales pueden nEED para coordinar ubicaciones de técnicos, sitios de trabajo y entregas de productos. En una práctica médica, el trabajo puede girar en torno a la racionalización del flujo de información entre pacientes, representantes de ventas, consultores y los profesionales médicos que constituyen el núcleo de la práctica.
tareas administrativas diarias
Casi todas las organizaciones también tienen muchas tareas más pequeñas que pueden parecer mundanas, pero tienen que completarse para que los negocios se ejecuten como de costumbre. Gran parte de esto está relacionado con el papeleo, y la mayor parte se encuentra bajo la principal descripción del trabajo del Oficial Administrativo. Esto incluye pagar facturas, emitir facturas a los clientes, procesar pagos recibidos y crear nómina para el personal. Las remesas al gobierno y otras agencias también deben enviarse con la documentación de apoyo correcta.
En pequeñas empresas o agencias, el oficial administrativo a menudo está a cargo de estas tareas. Los ejecutivos de mayor potencia a menudo no hacen este tipo de tareas personalmente, PEn su lugar, se refieren a delegarlos a más personal junior, pero generalmente siguen siendo responsables de asegurarse de que se hagan correctamente y a tiempo. Cuando una empresa tiene un problema de facturación o se retrasa en los pagos importantes, el Oficial Administrativo a menudo es una de las primeras personas culpadas.
rol de planificación
El trabajo del oficial administrativo generalmente lo coloca en el centro de todas las actividades comerciales, lo que ofrece una perspectiva interesante sobre cómo muchas cosas diferentes funcionan y operan. Las empresas y los gobiernos pueden buscar formas de aprovechar este tipo de enfoque de "ver todos" cuando se trata de la planificación de toda la organización. Esto puede ser tan simple como establecer objetivos razonables para un próximo trimestre o ayudar a estrategias para un enfoque para una campaña. Un oficial administrativo puede ser acusado de encontrar un espacio más grande para la organización, planificar el movimiento y diseñar el espacio de trabajo, por ejemplo, o puede tener la tarea de descubrir qué los ciudadanos necesitan cuandoSe trata de algo específico como la desgravación fiscal, luego en busca de diferentes soluciones y posibles soluciones.
Obtener el trabajo
No hay una lista única de lo que se necesita para convertirse en un oficial administrativo, en parte debido a cuántas oportunidades diferentes hay. Los requisitos para el liderazgo en una corporación importante son realmente diferentes de los de una pequeña oficina sin fines de lucro o del gobierno local. La mayoría de los candidatos han completado un programa de capacitación postsecundaria en administración o administración de empresas, que demuestra su conocimiento cuando se trata de operaciones internas y coordinación del personal. Sin embargo, más allá de la educación básica, se deja mucho en la empresa individual.
Muchos empleadores están más interesados en la experiencia laboral relacionada que las credenciales académicas. Es muy importante la experiencia de resolver problemas, administrar conflictos y usar sistemas informáticos. La capacidad de manejar la presión, trabajar bajo limitaciones de tiempo y tratar con prioridades conflictivas puede ser de gran usoFul también. En la mayoría de los casos, una revisión cuidadosa de una descripción de trabajo en particular es la mejor manera para que los candidatos descubran qué oportunidad específica realmente requerirá.
Evitar la confusión con los administradores de la oficina
El título de trabajo del "Oficial Administrativo" a veces puede ser fácil de confundir con los trabajos de "administrador de oficina" y "asistente de oficina administrativo" de sonido similar, aunque los dos generalmente son bastante diferentes. Un administrador de la oficina u asistente de oficina es básicamente una secretaria o personal de apoyo que desempeña un papel muy junior en la presentación, respondiendo teléfonos y otro trabajo administrativo de bajo nivel. Los oficiales son más a menudo ejecutivos que tienen mucha capacitación y experiencia y funcionan más como líderes que seguidores. Ambos tipos de trabajos implican la gestión de diferentes tareas en papel, solo en niveles muy diferentes.