Que fait un agent administratif?
La tâche principale de tout agent administratif est de gérer les écritures et les tâches du personnel nécessaires pour assurer le bon déroulement des activités quotidiennes. Ces types de professionnels sont généralement de haut niveau et ont généralement des responsabilités de direction en plus de leur travail de bureau. La plupart des sociétés et des entités gouvernementales emploient ce type de personnes pour s'assurer que les opérations internes et les fonctions commerciales se déroulent comme elles le devraient. Dans presque tous les contextes, le travail implique quatre fonctions principales: la communication, la coordination, les tâches administratives quotidiennes et la planification à long terme.
Rôle dans les entreprises
La plupart des agents administratifs les plus connus travaillent dans des entreprises. Dans les grandes entreprises, il existe souvent une division entière dédiée aux affaires administratives, dirigée par le responsable. Les petites organisations engagent généralement ce type de professionnel pour travailler aux côtés d'autres dirigeants de manière beaucoup plus pratique. Dans les deux cas, le travail est centré sur la gestion. L'agent administratif est chargé de superviser les processus et le personnel afin de s'assurer que l'entreprise est en mesure d'atteindre certains objectifs définis. Cela peut aller de l’attribution de projets à la rédaction de rapports et à l’analyse des nombres de sortie. Une grande partie du travail est «interne», ce qui signifie qu'elle repose sur des rapports et des classements sur papier.
Positions Gouvernementales
La plupart des gouvernements ont également besoin de responsables administratifs, même si le monde de ces professionnels a tendance à être quelque peu différent. Plutôt que d'aider une entreprise à atteindre ses propres objectifs, le travail de cette personne consiste à aider à faire comprendre au public les progrès accomplis par les dirigeants élus ou nommés. Il ou elle peut également travailler directement avec ces dirigeants pour s’assurer qu’ils restent sur la bonne voie. Le travail est encore très centré sur le papier et implique beaucoup de rédaction de rapport et de calcul. La principale différence réside dans le public cible et l'objectif global.
la communication
Les responsables administratifs des entreprises et des administrations doivent généralement se concentrer sur la communication. Ces professionnels sont généralement connectés à la fois aux cadres supérieurs et au personnel de première ligne et sont en quelque sorte chargés de faire passer des messages entre ces deux groupes. Toutes les communications doivent généralement être claires, concises et avoir un ton professionnel. La capacité de déterminer les informations à partager et la meilleure méthode de communication est généralement très importante.
Activités de l'équipe de coordination
La plupart des agents administratifs concentreront également leur attention sur le rassemblement de différents groupes de personnes, soit pour produire des rapports spécifiques, soit pour obtenir certaines informations sur l'évolution de la situation. Les types d'activités et d'équipes devant être coordonnés dépendent de l'industrie, de la fonction et des pratiques commerciales globales. Par exemple, dans une entreprise de services, les agents peuvent avoir besoin de coordonner les emplacements des techniciens, les chantiers et les livraisons de produits. Dans un cabinet médical, le travail peut consister à rationaliser le flux d'informations entre les patients, les représentants commerciaux, les consultants et les professionnels de la santé qui constituent le noyau de la pratique.
Tâches administratives quotidiennes
Presque toutes les organisations ont également de nombreuses tâches plus petites qui peuvent sembler banales mais qui doivent être complétées pour que les activités se déroulent normalement. La plupart de ces tâches sont liées à la paperasserie et relèvent pour l'essentiel de la description de travail principale de l'agent d'administration. Cela inclut le paiement des factures, l’émission de factures aux clients, le traitement des paiements reçus et la création de la paie du personnel. Les envois de fonds au gouvernement et à d'autres agences doivent également être envoyés avec les justificatifs appropriés.
Dans les petites entreprises ou agences, l'agent administratif est souvent chargé de ces tâches lui-même. Les cadres plus puissants ne font pas souvent ce genre de tâches personnellement, préférant les déléguer à du personnel moins expérimenté - mais ils restent généralement responsables de veiller à ce qu'ils soient terminés correctement et à temps. Lorsqu'une entreprise a un problème de facturation ou accuse un retard dans les paiements importants, l'agent administratif est souvent l'une des premières personnes à blâmer.
Rôle de planification
Le travail de l'agent administratif le place généralement au centre de toutes les activités commerciales, ce qui donne une perspective intéressante sur la manière dont de nombreuses activités fonctionnent. Les entreprises et les gouvernements peuvent rechercher des moyens de tirer parti de ce type d’approche globale en matière de planification. Cela peut être aussi simple que de fixer des objectifs raisonnables pour le prochain trimestre ou d’aider à élaborer une stratégie pour une campagne. Un responsable administratif peut être chargé de trouver un plus grand espace pour l’organisation, de planifier le déménagement et de concevoir l’espace de travail, par exemple, ou de déterminer les besoins des citoyens en matière d’allégement fiscal, puis de rechercher différentes solutions et solutions possibles.
Obtenir le travail
Il n’existe pas de liste unique de ce qui est nécessaire pour devenir agent administratif, en partie à cause du nombre de possibilités qui s’offrent à lui. Les exigences en matière de leadership dans une grande entreprise sont vraiment différentes de celles d'un petit bureau de gouvernement sans but lucratif ou local. La plupart des candidats ont suivi un programme de formation post-secondaire en administration des affaires ou en gestion, ce qui démontre leur savoir-faire en matière de gestion des opérations internes et de gestion du personnel. Cependant, au-delà de l'éducation de base, il en reste beaucoup à l'entreprise individuelle.
De nombreux employeurs sont plus intéressés par une expérience de travail liée que par des diplômes. Expérience de la résolution de problèmes, de la gestion des conflits et de l'utilisation de systèmes informatiques est très importante. La capacité à gérer la pression, à respecter les contraintes de temps et à gérer des priorités conflictuelles peut également être très utile. Dans la plupart des cas, un examen attentif d'une description de poste particulière est le meilleur moyen pour les candidats de déterminer les besoins spécifiques d'une opportunité spécifique.
Éviter la confusion avec les administrateurs Office
Il peut parfois être facile de confondre le titre de «fonctionnaire administratif» avec les emplois «d’administrateur de bureau» et «d’adjoint au bureau d’administration», bien que les deux soient généralement très différents. Un administrateur de bureau ou un assistant de bureau est essentiellement une secrétaire ou un membre du personnel de soutien qui joue un rôle très subalterne dans le classement, le répondeur téléphonique et d'autres tâches administratives de niveau inférieur. Les officiers sont plus souvent des cadres qui ont beaucoup de formation et d’expertise et fonctionnent plus comme des leaders que comme des supporters. Les deux types d’emplois impliquent la gestion de différentes tâches sur papier, à des niveaux très différents.