Vad gör en administrativ officer?
Varje administrativ tjänstemannas primära uppgift är att hantera de pappersarbete och personaluppgifter som krävs för att se till att det dagliga arbetet går smidigt. Dessa typer av yrkesmän är vanligtvis något högt rankade och har vanligtvis ledaransvar utöver sitt skrivbordarbete. De flesta företag och statliga enheter anställer dessa typer av människor för att se till att interna verksamheter och affärsfunktioner händer som de borde. I nästan alla sammanhang omfattar jobbet fyra huvudfunktioner: kommunikation, samordning, dagliga administrativa uppgifter och långsiktig planering.
Roll i företag
Många av de mest kända administrativa tjänstemännen arbetar i företag. I stora företag finns det ofta en hel avdelning som är inriktad på administrativa frågor och tjänstemannen fungerar som dess chef. Mindre organisationer anställer vanligtvis den här typen av professionell för att arbeta tillsammans med andra ledare på ett mycket mer praktiskt sätt. I båda fallen centrerar jobbet ledningen. Den administrativa tjänstemannen ansvarar för övervakningsprocesser och personal för att se till att företaget kan uppfylla vissa definierade mål. Det kan handla om allt från att tilldela projekt till att skriva rapporter och analysera utgångsnummer. Mycket av arbetet är "internt", vilket innebär att det är baserat på pappersrapportering och arkivering.
Regeringsställningar
De flesta regeringar behöver också administrativa tjänstemän, även om världen för dessa yrkesmän tenderar att vara något annorlunda. Istället för att hjälpa ett företag att uppfylla sina egna mål, är denna persons uppgift att hjälpa till att förmedla allmänheten hur valda eller utsedda ledare klarar sig. Han eller hon kan också arbeta direkt med dessa ledare för att se till att de håller på rätt spår. Jobbet är fortfarande väldigt pappers-centrerat och innebär en hel del rapportering och nummerskränkning. Den största skillnaden är den avsedda publiken och det övergripande målet.
Kommunikation
Administrativa tjänstemän i både företag och myndigheter måste vanligtvis fokusera mycket på kommunikation. Dessa yrkesmän är vanligtvis anslutna till både ledande befattningshavare och frontlinjepersonal, och till viss del ansvarar för att ta fram meddelanden mellan dessa två grupper. All kommunikation måste vanligtvis vara tydlig, kortfattad och ha en professionell ton. Förmågan att bestämma vilken information som ska delas och den bästa metoden att kommunicera är vanligtvis mycket viktigt.
Samordna teamaktiviteter
De flesta administrativa tjänstemän kommer också att koncentrera mycket av sin uppmärksamhet på att föra samman olika grupper av människor, antingen för att producera specifika rapporter eller för att få viss information om hur saker och ting går. Vilka typer av aktiviteter och team som måste samordnas beror på bransch, affärsfunktion och övergripande affärspraxis. I ett serviceföretag kan till exempel tjänstemän behöva samordna teknikerplatser, arbetsplatser och produktleveranser. I en medicinsk praxis kan jobbet kretsa kring att effektivisera informationsflödet mellan patienter, säljrepresentanter, konsulter och läkare som utgör kärnan i praxis.
Dagliga administrativa uppgifter
Nästan varje organisation har också många mindre uppgifter som kan verka vardagliga men måste slutföras för att verksamheten ska kunna fungera som vanligt. Mycket av detta är pappersrelaterat, och det mesta faller under administratörens huvudsakliga arbetsbeskrivning. Detta inkluderar att betala räkningar, utfärda fakturor till kunder, behandla mottagna betalningar och skapa lön för personal. Överföringar till myndigheter och andra myndigheter måste också skickas ut med korrekt underlag.
I små företag eller byråer är den administrativa tjänsteman ofta själv ansvarig för dessa uppgifter. Högdrivna chefer utför inte ofta sådana uppgifter personligen, och föredrar i stället att delegera dem till mer junior personal - men de är vanligtvis ansvariga för att se till att de görs ordentligt och i tid. När ett företag har ett faktureringsproblem eller faller efter på stora betalningar, är den administrativa tjänstemannen ofta en av de första personer som anklagas.
Planeringsroll
Den administrativa officerens arbete sätter vanligtvis honom eller henne i centrum för all affärsverksamhet, vilket ger ett intressant perspektiv på hur många olika saker driver och fungerar. Företag och regeringar kan leta efter sätt att utnyttja den här typen av "se alla" när det gäller organisationsövergripande planering. Detta kan vara så enkelt som att sätta upp rimliga mål för ett kommande kvartal eller hjälpa till att strategisera en strategi för en kampanj. En administrativ officer kan anklagas för att hitta ett större utrymme för organisationen, planera flytten och utforma arbetsytan, till exempel, eller kan få i uppgift att ta reda på vad medborgarna behöver när det gäller något specifikt som skattelättnader och sedan leta efter olika lösningar och möjliga korrigeringar.
Få jobbet
Det finns ingen enda lista över vad som krävs för att bli administrativ officer, delvis på grund av hur många olika möjligheter det finns. Kraven på ledarskap i ett större företag skiljer sig verkligen från de i en liten ideell eller lokal myndighet. De flesta kandidater har avslutat ett gymnasieutbildningsprogram inom företagsekonomi eller ledning, vilket visar att de är kunniga när det gäller intern verksamhet och personalkoordinering. Utöver grundutbildningen lämnas dock mycket åt det enskilda företaget.
Många arbetsgivare är mer intresserade av relaterad arbetslivserfarenhet än akademiska referenser. Erfarenhet av att lösa problem, hantera konflikter och använda datorsystem är mycket viktigt. Förmågan att hantera tryck, arbeta under tidsbegränsningar och hantera motstridiga prioriteringar kan också vara mycket användbar. I de flesta fall är en noggrann granskning av en viss arbetsbeskrivning det bästa sättet för kandidater att ta reda på vad en specifik möjlighet faktiskt kommer att kräva.
Undvik förvirring med Office-administratörer
Ibland kan det vara enkelt att förväxla jobbet ”administrativ officer” med de liknande klingande ”kontorsadministratörerna” och ”administrativt kontorassistent”, även om de två vanligtvis är ganska olika. En kontorsadministratör eller kontorsassistent är i princip en sekreterare eller supportpersonal som spelar en mycket yngre roll i arkivering, telefonsvarare och annat administrativt arbete på låg nivå. Officerer är oftare chefer som har mycket utbildning och expertis och fungerar mer som ledare än supportrar. Båda sorters jobb involverar hantering av olika pappersbaserade uppgifter, bara på mycket olika nivåer.