Hva gjør en administrativ offiser?

Enhver administrativ leders primære jobb er å styre papiroppgavene og personaloppgavene som er nødvendige for å sikre at den daglige virksomheten går jevnt. Denne typen fagfolk er vanligvis noe høyt rangert og har vanligvis lederansvar i tillegg til skrivebordet sitt. De fleste selskaper og offentlige enheter ansetter denne typen mennesker for å sikre at interne operasjoner og forretningsfunksjoner skjer slik de skal. I nesten alle sammenhenger innebærer jobben fire hovedfunksjoner: kommunikasjon, koordinering, daglige administrative oppgaver og langsiktig planlegging.

Rolle i selskaper

Mange av de mest kjente administrative offiserene jobber i selskaper. I store virksomheter er det ofte en hel divisjon dedikert til administrative saker, og offiseren fungerer som sin leder. Mindre organisasjoner ansetter vanligvis denne typen profesjonelle for å jobbe sammen med andre ledere på en mye mer praktisk måte. I begge tilfeller er jobben sentrert om ledelse. Administrasjonssjefen har ansvar for å føre tilsyn med prosesser og personell for å sikre at selskapet er i stand til å oppfylle visse definerte mål. Dette kan innebære alt fra å tildele prosjekter til å skrive rapporter og analysere utgangstall. Mye av arbeidet er “internt”, som betyr at det er basert på papirrapportering og arkivering.

Regjeringsstillinger

De fleste regjeringer trenger også administrative offiserer, selv om verdenen til disse fagfolkene pleier å være noe annerledes. I stedet for å hjelpe et selskap med å oppfylle sine egne mål, er denne personens jobb å bidra til å formidle for publikum hvordan valgte eller utnevnte ledere gjør det. Han eller hun kan også samarbeide direkte med disse lederne for å sikre at de holder seg på sporet. Jobben er fremdeles veldig papir-sentrisk og innebærer mye rapportering og tallknusing. Hovedforskjellen er det tiltenkte publikummet og det overordnede målet.

Kommunikasjon

Administrasjonsansvarlige i både selskaper og myndighetskontorer må vanligvis fokusere mye på kommunikasjon. Disse fagfolkene er vanligvis koblet til både toppledelse og frontlinjeansatte, og har til en viss grad ansvar for å bringe meldinger frem og tilbake mellom disse to gruppene. All kommunikasjon må typisk være tydelig, kortfattet og ha en profesjonell tone. Evnen til å bestemme hvilken informasjon du vil dele og den beste metoden å kommunisere er vanligvis veldig viktig.

Koordinerende teamaktiviteter

De fleste administrative offiserer vil også rette mye oppmerksomhet mot å samle forskjellige grupper mennesker, enten for å produsere spesifikke rapporter eller for å få viss informasjon om hvordan ting går. Hvilke aktiviteter og team som må koordineres, avhenger av bransjen, forretningsfunksjonen og den generelle forretningspraksisen. I et servicefirma kan for eksempel offiserer trenge å koordinere teknikerplasser, stillingssteder og produktleveranser. I en medisinsk praksis kan jobben dreie seg om å effektivisere informasjonsflyten mellom pasienter, salgsrepresentanter, konsulenter og medisinsk fagpersonell som utgjør kjernen i praksisen.

Daglige administrative oppgaver

Nesten hver organisasjon har også mange mindre oppgaver som kan virke dagligdags, men som må fullføres for at bedriften skal fungere som vanlig. Mye av dette er papirerelatert, og det meste faller inn under administrasjonslederens hovedjobbbeskrivelse. Dette inkluderer å betale regninger, utstede fakturaer til kunder, behandle mottatte betalinger og opprette lønn for ansatte. Overføringer til myndigheter og andre etater må også sendes ut med korrekt underlagsdokumentasjon.

I små selskaper eller byråer er administrasjonssjefen ofte selv ansvarlig for disse oppgavene. Høyredrevne ledere gjør ikke ofte disse slags oppgaver personlig, og foretrekker i stedet å delegere dem til mer juniorpersonell - men de er fortsatt ansvarlige for å sørge for at de blir gjort ordentlig og til rett tid. Når et selskap har et faktureringsproblem eller faller bak store utbetalinger, er ofte administrasjonsansvarlig en av de første som får skylden.

Planleggingsrolle

Administrasjonsoffiserens arbeid setter ham eller henne vanligvis i sentrum for all forretningsvirksomhet, noe som gir et interessant perspektiv på hvor mange forskjellige ting som driver og driver. Bedrifter og myndigheter kan se etter måter å utnytte denne typen "se alle" -tilnærminger når det kommer til organisasjonsomfattende planlegging. Dette kan være så enkelt som å sette opp fornuftige mål for et kommende kvartal eller bidra til å strategisere en tilnærming til en kampanje. En administrativ offiser kan bli siktet for å finne en større plass for organisasjonen, planlegge flyttingen og utforme arbeidsområdet, for eksempel, eller kan få i oppgave å finne ut hva innbyggerne trenger når det kommer til noe spesifikt som skattelette, og deretter lete etter forskjellige løsninger og mulige fikser.

Å få jobben

Det er ingen eneste liste over hva som skal til for å bli administrativ offiser, delvis på grunn av hvor mange forskjellige muligheter det er. Krav til ledelse i et større selskap er virkelig forskjellig fra de i et lite non-profit eller lokal myndighetskontor. De fleste kandidater har fullført et etterutdanningstilbud i bedriftsadministrasjon eller ledelse, som demonstrerer deres kyndige når det kommer til intern drift og personalkoordinering. Utover grunnleggende utdanning, er det imidlertid mye igjen til det enkelte selskap.

Mange arbeidsgivere er mer interessert i relatert arbeidserfaring enn vitnemål. Det er veldig viktig å oppleve å løse problemer, håndtere konflikter og bruke datasystemer. Evnen til å håndtere press, jobbe under tidsbegrensninger og håndtere motstridende prioriteringer kan også være veldig nyttig. I de fleste tilfeller er en nøye gjennomgang av en bestemt stillingsbeskrivelse den beste måten for kandidater å finne ut hva en spesifikk mulighet faktisk kommer til å kreve.

Unngå forvirring med Office-administratorer

Noen ganger kan det være lett å forvirre "administrasjonsoffiser" -tittelen med de lignende klingende "kontoradministratorene" og "administrasjonskontorassistenten", selv om de to vanligvis er ganske forskjellige. En kontoradministrator eller kontorassistent er i utgangspunktet en sekretær eller støttepersonell som spiller en veldig yngre rolle i arkivering, besvarelse av telefoner og annet administrativt arbeid på lavt nivå. Offiserer er oftere ledere som har mye trening og kompetanse og fungerer mer som ledere enn støttespillere. Begge slags jobber involverer styring av forskjellige papirbaserte oppgaver, bare på veldig forskjellige nivåer.