Hvad gør en administrativ officer?
Enhver administrativ officeres primære opgave er at styre papirarbejde og personaleopgaver, der er nødvendige for at sikre, at den daglige forretning fungerer problemfrit. Disse slags fagfolk er normalt noget højt rangeret og har typisk ledelsesansvar ud over deres skrivebordsarbejde. De fleste virksomheder og offentlige enheder ansætter disse slags mennesker for at sikre, at interne operationer og forretningsfunktioner sker, som de skal. I næsten alle sammenhænge involverer jobbet fire hovedfunktioner: kommunikation, koordinering, daglige administrative opgaver og langtidsplanlægning.
Rolle i selskaber
Mange af de mest kendte administrative officerer arbejder i virksomheder. I store virksomheder er der ofte en hel afdeling dedikeret til administrative anliggender, og officeren fungerer som dens leder. Mindre organisationer ansætter typisk denne form for professionel til at arbejde sammen med andre ledere på en meget mere praktisk måde. I begge tilfælde koncentrerer jobbet sig om ledelse. Den administrerende direktør er ansvarlig for at føre tilsyn med processer og personale for at sikre, at virksomheden er i stand til at opfylde visse definerede mål. Dette kan omfatte alt fra tildeling af projekter til skrivning af rapporter og analyse af outputnumre. Meget af arbejdet er ”internt”, hvilket betyder, at det er baseret på papirrapportering og arkivering.
Regeringsstillinger
De fleste regeringer har også brug for administrative officerer, skønt disse fagfolk har en tendens til at være noget anderledes. I stedet for at hjælpe en virksomhed med at opfylde sine egne mål, er denne persons job at hjælpe med at formidle for offentligheden, hvordan valgte eller udnævnte ledere har det. Han eller hun kan også arbejde direkte med disse ledere for at sikre sig, at de holder sig på sporet. Jobbet er stadig meget papir-centreret og involverer meget rapportering og antalknusning. Den største forskel er det tilsigtede publikum og det overordnede mål.
Meddelelse
Administrationsansvarlige i både virksomheder og regeringskontorer er normalt nødt til at fokusere meget på kommunikation. Disse fagfolk er normalt forbundet med både den øverste ledelse og frontlinjepersonalet, og er til en vis grad ansvarlige for at bringe meddelelser frem og tilbage mellem disse to grupper. Al kommunikation skal typisk være klar, kortfattet og have en professionel tone. Evnen til at bestemme, hvilke oplysninger man skal dele og den bedste metode til kommunikation er normalt meget vigtig.
Koordinering af teamaktiviteter
De fleste administrative officerer vil også fokusere meget af deres opmærksomhed på at bringe forskellige grupper af mennesker sammen, enten for at producere specifikke rapporter eller for at få visse oplysninger om, hvordan tingene går. Hvilke aktiviteter og hold der skal koordineres, afhænger af branchen, forretningsfunktionen og den overordnede forretningspraksis. I et servicefirma kan officerer muligvis være nødt til at koordinere teknikerplaceringer, jobsteder og produktleverancer. I en medicinsk praksis kan jobbet dreje sig om strømlining af informationsstrømmen mellem patienter, salgsrepræsentanter, konsulenter og de medicinske fagfolk, der udgør kernen i praksis.
Daglige administrative opgaver
Næsten hver organisation har også en masse mindre opgaver, der kan virke jordiske, men som skal udføres for, at virksomheden kan køre som normalt. Meget af dette er papirarbejdsrelateret, og det meste falder ind under den administrative officer's vigtigste jobbeskrivelse. Dette inkluderer betaling af regninger, udstedelse af fakturaer til kunder, behandling af modtagne betalinger og oprettelse af lønningsliste for personale. Overførsler til regeringen og andre agenturer skal også sendes med den korrekte underlagsdokumentation.
I små virksomheder eller agenturer er administrationschef ofte selv ansvarlig for disse opgaver. Ledere med højere styring udfører ikke ofte disse slags opgaver personligt, og foretrækker i stedet at delegere dem til mere juniorpersonale - men de forbliver normalt ansvarlige for at sikre sig, at de udføres korrekt og til tiden. Når et firma har et faktureringsproblem eller falder bagefter store betalinger, er administrationschef ofte en af de første personer, der får skylden.
Planlægger rolle
Den administrative officer's arbejde sætter ham eller hende normalt i centrum for alle forretningsaktiviteter, hvilket giver et interessant perspektiv på, hvor mange forskellige ting kører og fungerer. Virksomheder og regeringer kan muligvis lede efter måder at udnytte denne form for “se alle” -tilnærmelser, når det kommer til organisationsdækkende planlægning. Dette kan være så simpelt som at opstille rimelige mål for et kommende kvartal eller hjælpe med at strategisere en tilgang til en kampagne. En administrativ officer kan være tiltalt for at finde et større rum til organisationen, planlægge flytningen og designe arbejdsområdet, for eksempel, eller kan få til opgave at finde ud af, hvad borgerne har brug for, når det kommer til noget specifikt som skattelettelse, og derefter søge efter forskellige løsninger og mulige rettelser.
At få jobbet
Der er ikke en enkelt liste over, hvad det kræver at blive administrativ officer, delvis på grund af hvor mange forskellige muligheder der er. Kravene til lederskab i et større selskab er virkelig forskellige fra dem, der er i et lille non-profit eller et kommunalt kontor. De fleste kandidater har gennemført et post-sekundært uddannelsesprogram i forretningsadministration eller ledelse, som viser deres kyndige, når det kommer til interne operationer og personalkoordinering. Ud over grunduddannelse overlades der dog meget til den enkelte virksomhed.
Mange arbejdsgivere er mere interesseret i beslægtet arbejdserfaring end akademiske legitimationsoplysninger. Det er meget vigtigt at opleve at løse problemer, håndtere konflikter og bruge computersystemer. Evnen til at håndtere pres, arbejde under tidsbegrænsninger og håndtere modstridende prioriteringer kan også være meget nyttig. I de fleste tilfælde er en omhyggelig gennemgang af en bestemt jobbeskrivelse den bedste måde for kandidater at finde ud af, hvad en bestemt mulighed faktisk vil kræve.
Undgå forvirring med Office-administratorer
Jobbetitlen “administrativ officer” kan undertiden være let at forveksle med de lignende klingende “kontoradministrator” og “administrativt kontorassistent” job, skønt de to normalt er ret forskellige. En kontoradministrator eller kontorassistent er dybest set en sekretær eller supportpersonale, der spiller en meget junior rolle i arkivering, besvarelse af telefoner og andet administrativt arbejde på lavt niveau. Officerer er oftere ledere, der har meget træning og ekspertise og fungerer mere som ledere end tilhængere. Begge slags job involverer styring af forskellige papirbaserede opgaver, bare på meget forskellige niveauer.